Assistant(e) de coordination (H-F)

Aux côtés des directeurs ou responsable d’événement, vous jouerez un rôle clé dans la préparation, la coordination et le suivi de nos événements, en contribuant activement à leur réussite.

Gestion des outils métiers et suivi administratif

• Participer au paramétrage des logiciels métiers et gérer les bases de données exposants.
• Gérer les outils commerciaux (brief, mises à jour).
• Participer au suivi des projets : plannings, contenus, coordination avec les services supports.
• Assurer le suivi administratif des espaces de marque et des fournisseurs référencés.

Suivi commercial et gestion des partenaires

• Assister le pilotage de la performance commerciale.
• Suivre les contrats et leur mise en œuvre, établir les bons de commande.
• Assurer le lien opérationnel avec les partenaires et prestataires de l’événement.
• Gérer les demandes et sollicitations liées aux événements rattachés.

Pilotage de la billetterie exposants

• Participer à l’élaboration du cahier des charges en identifiant des axes d’amélioration.
• Transmettre les éléments et assurer la coordination avec les prestataires et les équipes internes.
• Réaliser le recettage, traiter les demandes internes et résoudre les incidents.
• Apporter un soutien opérationnel à l’équipe accueil et billetterie pendant les événements.

Seconder les équipes commerciales et réaliser la gestion administrative des ventes

• Traiter et suivre les inscriptions des exposants.
• Gérer la vente de prestations diverses et effectuer les relances clients.
• Réaliser la mise sur plan et gérer les prestations techniques (relances, saisie, facturation).
• Participer à l’accueil exposants pendant les événements.

Missions spécifiques liées à la nature de l’événement suivi

• Réaliser l’organisation administrative et logistique des comités de pilotage et des réunions d’experts.
• Assurer le suivi des programmations et la coordination avec les intervenants.
• Effectuer le suivi administratif des partenariats et à la coordination des échanges.
• Assurer l’organisation et la coordination de projets spécifiques (afterworks, soirées,…).

L’assistant(e) de coordination peut être amené(e) à apporter un soutien à la Production des événements, en réalisant diverses missions essentielles à leur bon déroulement.

Conformément à notre politique RSE, Beam s’engage dans une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle Femme-Homme et de l'emploi des personnes en situation de handicap.