Assistant.e de coordination (H/F)

Offre n° 211CSKJ Assistant.e de coordination (H/F)

L'association : La Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) du Grand Gaillacois est une association loi 1901 exerçant des missions de service publiques créée par les professionnels de santé du territoire en 2019. La CPTS du Grand Gaillacois définit son activité par un accord conventionnel interprofessionnel (ACI) et ses avenants, contrats tripartites conclus avec la CPAM et la DD ARS, sur la base d'un diagnostic territorial de santé. La CPTS a pour objectifs d'améliorer l'accès aux soins de la population, d'organiser des parcours pluriprofessionnels autour du patient, de développer des actions territoriales de prévention, de renforcer la qualité et la pertinence des soins, d'accompagner les professionnels de santé du territoire, d'organiser la réponse en cas de crise sanitaire exceptionnelle.

Vos missions

• Aider à la gestion administrative et à la comptabilité courante de l'association (50 %)
  • Effectuer le suivi des comptes de l'association et le suivi des indemnisations en lien avec les trésorier.e.s de l'association et la coordinatrice, y compris le suivi des feuilles d'émargement et des indemnisations forfaitaires.
  • Envoyer les notes d'honoraires mensuellement et annuellement aux adhérents de l'association.
  • Assurer la mise à jour des éléments d'adhésions : contacts et coordonnées, RIB, etc.
  • Aider au suivi global de l'activité et plus particulièrement de l'activité financière.
  • Effectuer le suivi et l'archivage des factures des fournitures de bureau, matériel, impressions, repas.
  • Effectuer le suivi du traitement des mails et des courriers papier : enregistrement, diffusion, archivage.
  • Extraire les données statistiques d'activité et aider à leur analyse.
• Orienter les usager.e.s dans le cadre de la mission d'amélioration de l'accès aux soins de la CPTS (30 %)
  • Recueillir et orienter les demandes des usager.e.s de l'association (professionnels de santé, patients, partenaires, etc.) lors de la permanence téléphonique (ou autres canaux entrants : mails, spico, site internet).
  • Coordonner la prise en charge médicale des patient.e.s dans le cadre du dispositif de gestion des soins non programmés, en lien avec la coordinatrice : anamnèse, planification des consultations le médecin d'astreinte, mise en lien avec d'autres professionnel.le.s de santé ou structures d'accès aux soins si nécessaire, aide à la planification des téléconsultations assistées si nécessaire.
  • Participer au recueil et au suivi des demandes de médecins traitants ou autres professionnels de santé sur le territoire.
  • En l'absence de la référente, élaborer et suivre le planning des astreintes médicales.
  • Remplir les outils de suivi et de traçabilité liés à ces missions : tableur excel, dossier spico.
• Participer à la vie associative (20 %)
  • Identifier les besoins et attentes des patient.e.s, professionnel.le.s adhérents ou non, et collaborateur.trice.s ou partenaires.
  • Aider à l'organisation de conférences et événements associatifs.
  • Aider à la conception de campagnes de communication : rédaction des invitations, conception de visuels, envois groupés, etc.
  • Participer aux réunions d'équipes hebdomadaires.

Particularités du poste

• Posture assise
• Travail en open-space
• Travail 1 samedi/3 (9h-12h)
• Télétravail possible 1j/semaine
• Exceptionnellement disponibilités en soirée
• Temps d'accueil et formation en interne à la prise de poste

Détails du poste : 0,8 à 1 ETP selon profil et disponibilité; roulement sur trois semaines; de 9h à 17 ou 18h. Prise de poste : 14/09/2026.

Type de contrat : CDD - 5 Mois

Contrat de travail : Durée du travail 35H/semaine, travail en journée, travail le samedi.

Salaire

• Primes
• Selon grille salariale en vigueur et profil

Déplacements : Ponctuels, zone départementale.

Profil souhaité

Secrétaire médicale, Assistant.e de Régulation Médicale ou Professionnel.le du soin avec une expérience en gestion ou assistance administrative ou Assistant.e de direction ou adjoint.e administratif avec une expérience dans une organisation sanitaire ou médico-sociale. La connaissance du territoire est un atout.

Expérience

• Débutant accepté - Si diplômé(e)

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Conseiller, accompagner une personne Cette compétence est indispensable
• Gestion des emails Cette compétence est indispensable
• Maitrise du suivi de facturation Cette compétence est indispensableNotion de gestion administrative et comptable Cette compétence est indispensable
• Organiser la coordination des professionnels de santé (internes et externes) intervenant dans la structure Cette compétence est indispensable
• Assurer la confidentialité des données médicales
• Gérer l'accueil téléphonique
• Gérer les bases de données médicales
• Méthode de classement et d'archivage
• Normes rédactionnelles
• Relayer de l'information
• Secrétaire médical
• Secrétaire médical et médico-social
• Terminologie médicale
• Utilisation de matériel de bureau
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Capacités de rédaction et d’expression oral
• Notions de l’organisation du système de santé ambu
• Savoir hiérarchiser et classer des documents

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Employeur

CPTS du Grand Gaillacois

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)