Assistant.e de cabinet de la présidence F/H - 279

Position

Assistant.e de cabinet de la présidence F/H - 279

Reference / Employer

• Référence :
• Employeur : Université de Toulouse

Location

• Route de Narbonne, 31330 Toulouse

Contract & Working Hours

• Contract type: CDD 12 mois
• Duration: 12 months
• Category: B (profession intermédiaire)
• Work quotas: 100%
• Quotation group: Groupe 2
• Remuneration: elle est comprise entre € et € en fonction de l’expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 237€.

Missions

• L’appui à la gestion courante du cabinet
• L’assistance logistique et administrative de la présidente et de son équipe

Activités

• Organiser l’activité professionnelle de la présidente et de l’équipe
• Gestion des agendas et prises de rendez-vous
• Planification et gestion des déplacements (mission, réunions, conférences et colloques)
• Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d’informations, constitution de dossiers)
• Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l’intention de la présidente et du cabinet
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Mise en forme de documents
• Classement et archivage de dossiers
• Suivi du circuit des parapheurs
• Gestion et traitement de la messagerie

Appui à l’organisation Générale Du Cabinet

• Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion et d’organisation facilitant le traitement de l’information interne et externe
• Participation à des projets transversaux portés par la présidence
• Participation à l’organisation des réceptions, cérémonies, et événements
• Mise à jour de fichiers de données, produire des tableaux de bord
• Mise à jour de l’intranet
• Participation et rédaction de comptes rendus de réunions
• Participation aux réunions de direction de l’équipe présidentielle avec rédaction des relevés de décision

Conditions Particulières

Le poste exige souplesse horaire et disponibilité, ainsi qu’une capacité à gérer des situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail.

Profil recherché

Connaissances

• Bonne connaissance des circuits de l’université et de la règlementation de base qui régit l’université
• Parfaite maitrise des tâches d’assistance de direction
• Techniques d’élaboration de documents

Savoirs-faire

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir s’exprimer oralement avec aisance
• Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Avoir de réelles qualités rédactionnelles
• Mettre en œuvre les techniques de classement

Savoirs Comportementaux

• Qualités relationnelles
• Esprit d’équipe
• Autonomie
• Sens de l’initiative
• Sens de l’organisation
• Loyauté
• Rigueur/Fiabilité
• Disponibilité et discrétion

• Diplôme BTS Support à l’action managériale souhaitée
• Expérience similaire fortement recommandé.

Compte tenu de la fermeture administrative de l’Université du 26 juillet au 17 août, nous vous remercions de bien vouloir tenir compte d'un délai de réponse exceptionnellement plus long durant cette période

Avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :
  • 39h10 = 55 jours de congé
  • 38h15 = 50 jours de congé
  • 37h20 = 45 jours de congé
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Télétravail possible en fonction du poste
• Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations

Vacant à partir du 23/04/2026

Chargée / Chargé du bureau du cabinet