Assistant(e) copropriété F/H - Administration des ventes et SAV

Overview

Assistant(e) copropriété F/H - Administration des ventes et SAV. Recrutement pour un cabinet de syndic de copropriétés à taille humaine, basé à Colombes, dans un contexte de développement de portefeuille. L’assistant(e) copropriété est le point d’entrée administratif de l’équipe copropriété, sous la responsabilité du gestionnaire copropriété et en lien avec la direction. Le poste se structure autour de quatre blocs d’activités.

Responsibilities

• Accueil et orientation des demandes: accueil téléphonique et physique, gestion et coordination des communications avec les copropriétaires, conseils syndicaux et partenaires; traitement de la boîte mail générique (réponse directe ou orientation vers le bon interlocuteur).
• Suivi administratif et documentaire (NEOTEEM):
• Intégration des documents (règlements, contrats, factures, mises en demeure, bons d'intervention).
• Organisation et préparation administrative des assemblées générales (convocations, documents réglementaires, suivi des délais).
• Diffusion des procès-verbaux d’assemblées générales, en conformité avec la réglementation de la copropriété (assemblées générales, assurances, sécurité des équipements).
• Pilotage des interventions techniques: gestion des ordres de service, demandes de devis, suivi des dépannages et travaux.
• Rédaction de comptes rendus de réunions de chantier et suivi des actions correctives.
• Suivi et coordination des prestataires (contrôle des interventions, respect des engagements, relances).
• Gestion administrative des sinistres:
• Ouverture et déclaration des dossiers, collecte des pièces, relances des tiers.
• Suivi documentaire jusqu’à clôture du dossier.
• Accompagnement des entrées / sorties de copropriétés:
• Suivi des ouvertures et clôtures des comptes bancaires liés aux mandats.
• Récupération et transmission des pièces avec l'ancien/nouveau syndic.
• Coordination avec la comptabilité pour la bascule des dossiers.

Qualifications

• Formation ou expérience en gestion administrative, idéalement dans l'immobilier, la copropriété ou l’assurance.
• A l’aise avec les outils digitaux et la gestion documentaire (type NEOTEEM ou équivalent).
• Réactivité, sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil.
• Aisance relationnelle et écrite pour échanger avec les copropriétaires, les prestataires et les assurances.
• Capacité à alerter et à faire remonter les priorités.

Benefits / Pourquoi nous rejoindre

• Un poste clé dans une équipe à taille humaine, avec possibilité d’évolution.
• Une ambiance de travail agréable et stimulante.
• Un accompagnement RH en appui de la direction.

Contract and salary

Type de contrat: CDI. Salaire: À partir de 30 k€ brut annuel. Travail en journée.

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion.