Assistant(e) Chef de Projet (Support & Coordination) (H/F)

AttrapTemps recherche un(e) collaborateur(trice) fiable, mature et rigoureux(se) pour rejoindre la Team AT ! Véritable binôme des Chefs de Projet, vous jouez un rôle clé dans l'organisation, le suivi et la qualité des livrables de l'agence. Votre objectif principal : seconder les Chefs de Projet et les Co-gérants dans le pilotage quotidien des dossiers. Votre mission est d'absorber les tâches opérationnelles et de coordination pour garantir une fluidité totale entre les clients, l'équipe de production et la direction.

Responsabilités

• Support au Pilotage de Projet
  • Accompagnement opérationnel : Assurer le rôle de second sur les projets en cours pour fluidifier le travail de l'équipe.
  • Conception de documents : Rédiger les devis pour le compte des Chefs de Projet.
  • Appels d'offres : Construire les dossiers de réponse aux appels d'offres avec la validation de votre hiérarchie.
  • Gestion des flux fournisseurs : Solliciter les devis, saisir les commandes sur notre logiciel de gestion et assurer leur suivi rigoureux.
  • Planification : Participer à l'ordonnancement des tâches et veiller au respect des délais de production.
• Qualité, Image & Relationnel
  • Contrôle Qualité : Valider les fichiers (BAT) et assurer une relecture attentive des supports pour garantir la conformité des projets.
  • Interface Agence : Accueillir les clients, répondre au téléphone et gérer les flux de mails avec professionnalisme.
  • Coordination de production : Assurer le lien quotidien avec les créatifs et développeurs (internes ou externes).
  • Logistique : Gérer les déplacements nécessaires (clients/fournisseurs) et les achats liés à la vie des projets.
• Méthodes & Innovation
  • Outils de pilotage : Maîtriser l'univers Mac et les outils Google Workspace.
  • Optimisation : Contribuer à l'évolution des processus de l'agence via l'utilisation de l'Intelligence Artificielle (IA) et des outils de gestion.

Profil souhaité

• Compétences et connaissances – Bonne culture digitale et print (Web, Print, e-marketing).
• Capacité à planifier, suivre les risques et veiller à la rentabilité d'un dossier.
• La connaissance de la suite Adobe est un atout supplémentaire.

Soft Skills (indispensables)

• Intelligence situationnelle et discrétion : Vous avez un sens aigu de la confidentialité.
• Sens de l'organisation : Vous maîtrisez la gestion du temps et le sens des priorités.
• Aptitudes relationnelles : Votre empathie, votre écoute active et votre bonne humeur sont vos meilleurs alliés.
• Fiabilité : Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre polyvalence et votre capacité à anticiper.

Expérience

• Débutant accepté

Compétences techniques supplémentaires

• Classer des documents
• Concevoir un devis ou un projet de contrat
• Développer et fidéliser la relation client
• Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
• Gérer la communication interne et externe
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)
• Utiliser les outils numériques
• Connaître les canaux de communication
• Mettre en oeuvre des actions de communication
• Stratégie de contenu
• B – Véhicule léger : Ce permis est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités des agences de publicité

Vous souhaitez mettre votre sens de la coordination au service d'une agence créative et dynamique ? Rejoignez-nous !

Type de contrat : CDIContrat travailDurée du travail : 35 H/semaineTravail en journée

Salaire

• Primes
• En fonction des compétences