ASSISTANT.E ADMINITRATIF.VE POLYVALENT.E (F/H) À SEYNOD 74600

Entreprise : Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous ! Nous recherchons pour le compte de notre client spécialisé dans la maintenance préventive et corrective d'un parc d'ascenseurs (Maintenance, dépannage, déblocage usagers), un Assistant.e adminitratif.ve polyvalent.e (F/H). Poste basé à Seynod (74600) Description du poste : LES ACTIVITES PRINCIPALES Accueil téléphonique

• Répondre et orienter les appels
• Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi
• Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées Gestion administrative du service après-vente
• Enregistrer les demandes d'intervention
• Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge et retour de pannes
• Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence
• Établir les devis de réparation
• Enregistrer les commandes clients
• Rédiger les commandes d'achat
• Commander le matériel
• Réceptionner les livraisons de marchandises
• Facturer les bons d'intervention des techniciens
• Éditer les rapports annuels d'intervention
• Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous
• Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance) Gestion administrative des contrats de maintenance
• Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux clients
• Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société
• Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc
• Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage Gestion administrative des travaux
• Faire la déclaration de sous-traitance des travaux
• Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE) Gestion administrative des véhicules des techniciens
• Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien Description du profil : Les compétences clés :
• Connaissance de l'environnement de l'ascenseur et des métiers connexes
• Connaissance de l'organisation de l'entreprise et des process
• Connaissance des procédures et normes de sécurité
• Application des consignes conformément aux règlementations
• Connaissance des outils informatiques (Progilift, ASANA, Pack Office) Organisation et réalisation du travail
• Faire preuve d'implication, d'engagement et de proactivité
• Être autonome
• Capacité à s'adapter aux clients, aux équipes, aux prestataires extérieurs
• Capacité d'organisation et de planification de son temps
• Être rigoureux
• Savoir gérer les priorités Travail en équipe
• Savoir communiquer / effectuer un retour sur information (Savoir échanger)
• Savoir transmettre un message
• Goût du travail en équipe
• Disponibilité vis à vis de l'équipe