Assistant(e) Administrative Pole Formation (H/F)

La Fondation Apprentis d'Auteuil soutient depuis plus de 150 ans des jeunes en difficulté à travers des programmes d'accueil, d'éducation, de formation et d'insertion en France et à l'international.

Mission Principale

Appui à l'organisation et au suivi des actions de formation

Accueils et gestion administrative du centre de formation

• Accueillir les personnes se présentant à l'accueil
• Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail générique
• Commander les fournitures
• Gestion du courrier

Accueil et gestion administrative des stagiaires/apprentis

• Assurer le premier accueil
• Suivre les dossiers administratifs relatifs aux dossiers des stagiaires en formation de leur arrivée à la fin de la formation
• Saisir les apprenants de la formation dans le logiciel SC-FORM
• Gérer les orientations reçues par les prescripteurs
• Saisir les absences mais aussi les retards des stagiaires/apprentis en centre et en entreprise et les transmettre aux employeurs
• Saisir toutes les données exigées par les financeurs dans les logiciels spécifiques
• Transmettre dans les délais impartis au service gestion les éléments nécessaires à la facturation : heures mensuelles et états de présence
• Traiter les accidents de travail des apprenants
• Inscriptions aux examens sur les différentes plates-forme

Préparations pédagogiques des diverses formations

• Préparer les rubans pédagogiques
• Création et saisie des plannings des actions
• Suivi des examens et des jurys en lien avec les formateurs
• Dépôt et suivi des dossiers d'habilitation

Communication

• Participer à des missions de communication : diffusion d'informations (plaquettes, ouverture d'action…) auprès des partenaires et auprès du service communication pour mise à jour site internet, mettre à jour les plaquettes des dispositifs
• Appuyer pour la mise en place et l'organisation d'évènements (journée de la réussite, portes ouvertes)

Qualité

• Enregistrer les enquêtes de satisfaction ; mettre à jour les documents notamment fiches de formation
• Venir en soutien dans le portage de la qualité sur la partie du suivi administratif
• Assurer le suivi à 6 mois des actions