Assistant(e) administrative mutualisée Département Partenariats et Valorisation et Département [...]

Mission générale

Apporter un soutien administratif, suivre et gérer les processus administratifs relativement aux activités contractuelles des Départements DPV et DPE et un soutien au suivi de l'activité des études à promotion externe. Apporter un soutien logistique au Département Partenariats et Valorisation. Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des Départements DPV et DPE. Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.

Principales activités communes aux Départements DPV et DPE

• Gestion administrative relative au domaine d'activité : création et organisation des dossiers, collecte d'informations, classement, archivage.
• Complétion, gestion et suivi des bases Timetonic des Départements DPV et DPE : création des demandes / dossiers dans la base DPV ou DPE, actualisation et suivi de leur évolution jusqu'à l'archivage du contrat signé (DPV) ou de l'Etude (DPE).
• Complétion, gestion et suivi du logiciel Contrat'tech pour les 2 Départements : être la référente Contrat'tech du DPV en centralisant et en effectuant toutes les demandes de numérotation Contrat'tech, et en suivant leur obtention selon le périmètre d'activité concerné.
• Gestion et suivi du circuit de signature papier et/ou électronique des Contrats : Coordonner et suivre le circuit de signature des Contrats depuis la transmission par le/la juriste concerné(e) (DPV) ou le chef de projet (DPE) de l'accord sur une version finale, en réalisant la gestion et le suivi de leur mise en signature, jusqu'à l'archivage du Contrat signé et sa diffusion aux personnels concernés.

Principales activités spécifiques au DPV

• Formation des nouveaux arrivants du Département Partenariats et Valorisation au maniement des outils informatiques utilisés : base DPV Timetonic, Contrat'tech, Clevernet, DocuSign notamment.
• Organisation de réunions pour les membres du DPV, gestion de l'agenda et des déplacements de la Responsable DPV.
• Assurer la mise en signature et la transmission au présentéisme DRCI des congés de la Responsable DPV.

Principales activités spécifiques au DPE

• Soutien administratif des chefs de projets pour l'instruction des demandes de mise en place des contrats de prestation : contrôler des documents transmis nécessaires à l'instruction, échanger avec les services cliniques du CHU de Bordeaux et le promoteur jusqu'à la signature du contrat ; réaliser les démarches pour archiver les études.
• Le suivi de l'activité des études à promotion externe académiques dans le logiciel Easydore.
• Assurer le back-up de l'adjointe des chefs de projets pendant ces congés.
• Participation aux réunions d'équipe.

Aptitudes attendues

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.
• Travailler en équipe / réseau.
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC).

Connaissances attendues

• Accueil téléphonique.
• Bureautique.
• Classement et archivistique.
• Communication / relations interpersonnelles.
• Gestion administrative.
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement.
• Technologies de l'information et de la communication (NTIC).