Assistant(e) administrative & hôte(sse) d'accueil (H/F)
Au sein d'une agence spécialisée dans la location saisonnière premium, vous êtes le premier contact des voyageurs, propriétaires et partenaires. Véritable ambassadeur(rice) de l'agence, vous assurez un accueil chaleureux, professionnel et personnalisé dans un esprit proche de l'hôtellerie.
Vos missions principales
Accueil et relation clients
Assurer l'accueil physique et téléphonique des locataires, propriétaires, prestataires et visiteurs.
Répondre aux demandes d'information, orienter les interlocuteurs et gérer les urgences.
Accompagner les voyageurs avant leur arrivée, pendant leur séjour et jusqu'à leur départ afin de garantir leur satisfaction et leur fidélisation.
Prendre en charge les réclamations de premier niveau avec écoute, diplomatie et sens du service.
Organisation des arrivées et départs
Planifier et coordonner les arrivées afin de fluidifier les passages en agence, particulièrement en période de forte activité.
Préparer les dossiers d'accueil et transmettre toutes les informations nécessaires aux voyageurs.
Gérer les arrivées autonomes via notre système de boîtes à clés connectées : programmation des accès, contrôle des équipements et suivi de la remise des clés.
Assurer le suivi des départs et signaler toute anomalie.
Gestion administrative et suivi d'activité
Assurer le suivi administratif quotidien : mails, courrier, classement, archivage, tableaux de bord et commandes de fournitures.
Suivre les demandes d'intervention, réparations et travaux : signalement, devis, planification et relances.
Mettre à jour les différents outils de suivi et garantir la bonne circulation des informations entre les équipes.
Réservations et commercialisation des logements
Créer, mettre en ligne et actualiser les annonces sur le site internet de l'agence et les plateformes de réservation.
Veiller à la qualité des descriptifs, équipements, photographies et informations pratiques.
Gérer les demandes de réservation et participer au suivi commercial des séjours.
Contribuer à l'optimisation du remplissage des logements.
Suivi des logements
Réaliser et mettre à jour les inventaires des logements.
Signaler les équipements manquants ou défectueux.
Constituer les dossiers de classement des meublés de tourisme et accompagner les visites de contrôle.
Contrôle administratif et financier
Assurer le suivi des paiements locataires.
Effectuer les rapprochements bancaires liés à l'activité.
Vérifier les taxes de séjour, assurances annulation et facturations partenaires.
Préparer les remises en banque et signaler toute anomalie.\n\n
Profil recherché
Vous aimez le contact client, rendre service et trouver des solutions. Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous savez gérer plusieurs demandes simultanément tout en conservant un excellent sens de l'accueil.
Compétences attendues
Excellente maîtrise du français oral et écrit.
Anglais indispensable.
Une troisième langue (allemand, espagnol ou italien) est appréciée.
Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Aisance rédactionnelle et relationnelle.
Sens de l'organisation, réactivité et esprit d'équipe.
Conditions
Poste basé à Bormes-les-Mimosas / Le Lavandou.
Déplacements ponctuels dans les logements avec véhicule de société.
CDI ou CDD ou alternance évolutif vers CDI selon profil.
