Assistant(e) administrative H/F

Missions

Organisation Et Coordination Administrative

• Aide à la gestion des agendas de la DG et planification des RDV et réunions à venir.
• Rédaction et mise en forme de documents simples (notes, courriers, comptes rendus).
• Mise à jour des tableaux de suivi existants au sein de la Direction générale (comptes rendus, décisions, interventions).
• Mise en forme et diffusion de documents et présentations (Word, PowerPoint, etc.).
• Remplacement de l’assistante de direction principale en cas d’absence.

Organisation Des Réunions Et Déplacements

• Réservation de salles et préparation logistique des réunions (pauses, commandes de plateaux repas, matériel, badges, etc.).
• Planification de visioconférences.
• Organisation des déplacements (réservations de transport, hébergement, transferts).
• Saisie des notes de frais simples sous NOTYS.

Gestion Administrative Quotidienne

• Gestion des appels téléphoniques, courriers et e-mails (réception, envoi, rédaction, suivi).
• Accueil des visiteurs.
• Commandes de fournitures.
• Classement et archivage des documents papier et électroniques.
• Préparation de dossiers administratifs divers.

Profil

Formation Requise

BTS assistant / secrétariat de direction

Informatique

Très bonnes connaissances Outlook et du pack Office

Spécifiques

Langues

Anglais niveau scolaire apprécié

Qualités Professionnelles

Bonne présentation, rigoureux, bon relationnel, sachant faire preuve d’initiative si nécessaire, sens de la confidentialité. Très bonne expression orale et écrite, aisance rédactionnelle

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