ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE H/F - CONSEIL DEPARTEMENTAL TERRITOIRE DE BELFORT

Les Archives départementales du Territoire de Belfort sont saturées. En attendant de déménager dans un nouveau bâtiment mutualisé avec les Archives municipales de Belfort à l’horizon , elles disposent, depuis 2025, d’espaces de conservation et de traitement sur un site distant de quelques kilomètres (Parc technologique) . Vous serez responsable du centre de tri et de stockage, amené(e) à travailler sur les deux sites dans le cadre de vos missions.Les Archives départementales sont une direction de 12 personnes agissant sur tout le périmètre du département pour l’intégralité des missions des archives. Elles entrent depuis début 2026 dans une politique de collecte resserrée et priorisée intégrant la réévaluation des fonds entrées. Par ailleurs, elles vont préparer progressivement les fonds pour le déménagement ; tous les fonds devront être identifiés à minima à l’unité matérielle (cote à la boîte / registre) et être en état d’être déménagés (conditionnement) mais pour certains fonds, ce sera l'occasion de les classer ou de les reclasser pour mieux les mettre à disposition du public, voire de monter des marchés d’appui à ces opérations.Sous l'autorité du/de la Directeur(trice) des archives départementales, l'assistant(e) administrative et financière est le/la premier(ère) interlocuteur(trice) des partenaires de la direction (entreprises, bureaux d'études, usagers, élus communaux, etc.) et l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des autres services du Département pour tout ce qui relève du lien avec les responsables de service/d'unité, ainsi qu'avec le/la Directeur(trice) .

• Assurer la gestion administrative et financière du service en appui de la direction
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Gérer le budget de la direction en utilisant les outils Sedit
• Assurer les comptes rendus de réunion et le suivi administratif
• Accueillir et renseigner les usagers:
• Assurer l'accueil physique et téléphonique (tenue du standard) des Archives
• Inscrire les usagers dans la base de données des Archives
• Renseigner et orienter les usagers sur place, par téléphone ou par correspondance
• Participer à la vie du service et en particulier aux projets transversaux de la direction sur les autres missions: classement, conservation (restauration, numérisation) , communication, valorisation
• Participer au fonctionnement de la salle de lecture

Missions non exhaustives et susceptibles d’évoluer pour toute raison d’ordre organisationnel, technique ou de continuité de service.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint administratif

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES SAVOIR:

• Connaissance des dispositifs légaux et techniques afférents aux missions exercées
• Connaissance et respect des obligations statutaires (discrétion, devoir de réserve…etc )

SAVOIR FAIRE

• Maîtriser l'outil informatique et les applications professionnelles
• Savoir gérer les situations conflictuelles

SAVOIR ÊTRE

• Aisance relationnelle
• Aptitude à l'écoute
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés
• Capacité à gérer son stress et à maîtriser ses émotions
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur professionnelle

NOS AVANTAGES

• Rémunération statutaire ou selon profil pour les contractuels(elles) , avec primes (RIFSEEP) et autres composantes règlementaires de rémunération.
• Temps de travail de 37h10/semaine, 12 jours de RTT (sous réserve des continuités de service, possibilité d’organiser son temps plein sur 4, 5 jours par semaine ou 9 jours par quinzaine) .
• 25 jours de Congés Payés, Compte Epargne Temps.
• Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
• Prestations sociales du Comité National d’Action Sociale.
• Coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents (paie, etc.) .
• Participation employeur à la prévoyance et à l’assurance santé.
• Offre de formations innovantes.
• Accompagnement aux concours.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Conseils départementaux