Assistant(e) Administrative / Commerciale H/f (H/F)

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche un(e) assistant(e) Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.Missions principales :Gestion administrative

• - Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.
• - Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.
• - Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
• - Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.
• - Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.
• - Constitution et suivi des dossiers sous traitants.
• - Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.
• - Suivi du carnet de commandes.
• - Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.
• - Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.
• - Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.
• - Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & diversEnvoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.
• - Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.
• - Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.
• - Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relancesDemande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.
• - Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.
• - Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réceptionGestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.
• - Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.
• - Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.
• - Mise à jour des tableaux de suivi.
• - Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la Comptabilit
• - Gestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.
• - Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.

Type de contrat CDIContrat travail

Expérience

• Débutant accepté