Assistant ( e) administrative Ass1706 (H/F)

MISSION GÉNÉRALE

Organise et coordonne pour la personne responsable de l'exploitation, la transmission et la rédaction des informations du service. Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Saisit et présente des documents (courriers, rapports d'intervention, rapports qualité, devis et propositions d'offre contractuelle, factures, avoirs...) à destination de la clientèle, des commerciaux pour le service exploitation. Participe à la planification de la production administrative et technique. Veille à l'adéquation entre capacités de production et charges de travail. Participe à l'amélioration des outils de production.

SITUATION DANS LA STRUCTURE

L'emploi s'exerce en bureau, en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses provenant de l'entreprise, de l'extérieur et du responsable. Les horaires sont généralement réguliers. L'activité comporte des relations de collaboration avec le service technique et le service commercial, ainsi que des liaisons avec les fournisseurs et les sous-traitants.

Recueillir, analyser, traiter les demandes provenant des différentes sources d'information et de communication (ERP, bases de données, emails, courriers, fax, appels téléphoniques...) selon des procédures administratives définies.

Saisir informatiquement des données et assurer la frappe, la présentation et l'envoi de documents (contrats, courriers, devis, factures, avoirs...).

Renseigner les services internes et les clients sur les informations concernant le domaine d'activité du service.

Assurer l'intégralité du suivi administratif des commandes.

Rassembler, mettre en forme, analyser (tableaux de bord, graphiques, statistiques...), les différents travaux du service.

Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.

Formation des collaborateurs.

Organisation du temps.

Suivi des activités.

Les missions décrites ci-dessus présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif. Elles ont nécessairement un caractère évolutif. Elles sont en conséquence susceptibles d'être adaptées, de manière temporaire ou définitive, en fonction des nécessités du service, de la bonne marche ou de l'organisation de la Société et des évolutions de l'activité de la Société.

Maîtriser les particularités commerciales, techniques et réglementaires des prestations traitées.

Hiérarchiser l'urgence des demandes.

Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.

Développer des liaisons techniques et fonctionnelles avec l'environnement de travail.

Analyser et synthétiser des informations techniques et organisationnelles.

Se conformer et s'adapter à des processus méthodologiques différents et rigoureux.