ASSISTANT.E ADMINISTRATION ET FINANCES

Œuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondation Energies pour le Monde (Fondem, Fondation Reconnue d’Utilité Publique, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et finances.

Accueil et logistique

• Accueillir et renseigner les visiteurs: Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil);
• Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage;
• Tenue de la base de données de contacts: entrée et mise à jour des contacts;
• Gestion du courrier: archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi;
• Traitement des NPAI;
• Remise de chèques;
• Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales: envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu; actualisation des membres du CA;
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative;
• Gestion des dossiers OPCO;
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique;
• Responsable de la gestion des bureaux: contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.

Spécifiquement pour OBSERV’ER

• Gestion des revues et ouvrages publiés: préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données); mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle)
• Appui à la gestion financière
• Organisation de webinaires: invitations, organisation technique
• Appui aux études: traitement excel de questionnaires

Spécifiquement pour la FONDEM

• Préparation et saisie des virements 2 fois par mois;
• Gestion de la médecine du travail: prise de rendez-vous, suivi;
• Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests.
• Gestion de boîte mail générale;
• Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier
• Classer les pièces justificatives après paiements par analytique
• Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.

Expériences / Formation

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES

• Formation Bac ou équivalent
• Expérience professionnelle de 2 ans minimu mdans la gestion administrative de petites ou moyennes structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées);

Compétences transverses

• Rigueur, autonomie;
• Esprit d’initiative et d’organisation;
• Très bon relationnel et capacités de représentation;
• Polyvalence, capacité à rendre compte;
• Excellente maîtrise des outils informatiques et Bureautique, Excel et Office en général;

Salaire

Le poste proposé dispose des spécificités suivantes:

• Poste en CDD de 12 mois selon date de démarrage, avec période d’essai, transformable en CDI
• Statut employé convention BET
• Poste en 4/5es réparti sur 2 structures (2 temps partiels) et sur 4 jours;
• Poste basé au siège de la Fondem à Vincennes, pas de télétravail
• Avantages: transports Navigo à 50%, mutuelle (base prise en charge à 100% par l’employeur), tickets restaurant à 9€ pris en charge à 55%;
• Rémunérationproposée selon profil et expériences
• Date de début du contrat: ASAP

Date limite de validité: ASAP

Le poste est à pourvoir dès que possible. Nous n’attendons pas une date spécifique et sommes prêts à accueillir le bon profil dès réception d’une candidature correspondant à nos attentes.

Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.

NB: Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.

Supérieur hiérarchique: Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ’ER