Assistant.e Administration Des Ventes (H/F)

Dans nos 18 sites de production et de distribution répartis dans onze pays, nous travaillons ensemble pour notre mission et le marché mondial. Partout dans le monde, les personnes ayant des besoins nutritionnels particuliers font confiance à l'expertise de Dr Schär.

Pour notre service ADV, nous recherchons une(e) assistant(e) administration des ventes.

Votre mission

Sous la responsabilité du Responsable Administration des Ventes France (F/H), vous aurez pour missions principales :

Administration des Ventes (back office) :

• Enregistrer, assurer le suivi commercial et administratif des commandes clients jusqu'à la facturation sur l'ERP Schär (fax, EDI, mail, téléphone.) : effectuer la revue de contrat (produits commandés, délai de livraison, conditions tarifaires, remises permanentes et promotionnelles, ruptures, réservations, gestion des documents spécifiques si nécessaire.) et informer le client en cas d'écart ;
• Gérer la relation quotidienne avec notre partenaire logistique pour le suivi du portefeuille commandes (modification du rendez-vous de livraison, retard de livraison erreurs de préparation, informations complémentaires .) ;
• Enregistrer les litiges logistiques, commerciaux, qualité sur notre CRM : analyse, suivi et émission des avoirs clients le cas échéant ;
• Enregistrer et gérer les pénalités inhérentes aux réclamations : après analyse, accepter ou refuser les pénalités (négociation avec le client en cas de désaccord) ;
• Assurer les relations téléphoniques clients et traiter leurs demandes : demandes d'échantillons, demande de BL, ou de factures, informations sur les commandes, sur les produits, les ruptures, les réclamations /pénalités ou autres ;
• Jouer un rôle d'interface avec l'équipe commerciale et les services internes (SCM, Finances.) :

o En transmettant les informations nécessaires à la bonne gestion des comptes clients

(commandes promo, nouveaux produits, volumes displays, plan logistique spécifique.) ;

o En assurant la gestion des overstocks

o Suivi des conditions de règlement clients, relances des paiements auprès des clients

o Gestion et suivi des conditions commerciales clients dans notre ERP

• Assurer diverses tâches administratives liées à la fonction : envoi des factures, classement, archivage, courriers divers, documents clients à remplir, ...

Support aux ventes (front office) :

• Data Management interne : Maintenir à jour notre ERP en y insérant les éléments obligatoires nécessaires à la gestion des commandes (création de nouveaux comptes clients, création des adresses de livraison, paramétrage EDI, gestion des conditions tarifaires annuelles négociées : création des tarifs annuels, création des remises sur factures, création des remises promotionnelles, .) ;
• En support à l'équipe de vente interne :

o Réaliser la gestion des demandes/commandes d'échantillons clients ou force de vente.

Ces missions ne sont pas exhaustives, il est possible qu'elles viennent à évoluer.

Compétences et qualités attendues au poste

Compétences techniques

• Compréhension du fonctionnement et de l'environnement de l'entreprise ;
• Niveau d'anglais attendu : B2 ;
• Communication orale et écrite ;
• Connaissance du Pack Office, en particulier excel ( tcd, recherche V.) Impératif pour la gestion des conditions de paiements/relance clients et des conditions commerciales.)

Compétences comportementales

• Une très bonne capacité d'adaptabilité ;
• Organisation et priorisation ;
• Sens du service client / orientation client ;
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Savoir prendre du recul sur les situations et sur ses décisions.

Qualités

• Esprit d'équipe ;
• Rigueur ;
• Proactivité ;
• Ténacité ;
• Bon relationnel ;