Assistant(e) Administratif(ve) Siège H/F

Mission

Rattaché(e) à l'assistant(e) de Direction, votre rôle consiste à assurer la gestion administrative et logistique quotidienne du siège dans le respect des processus du Groupe (achats, services généraux, comptabilité, RH). Véritable relais opérationnel, vous facilitez le quotidien des équipes et assurez le lien entre Chronofresh et les services supports de Chronopost.

Vous serez donc amené(e) prendre en charge les missions suivantes :

Prendre en charge le courrier entrant (tri, numérisation, diffusion) et l'archivage des documents du pôle ;

Rédiger et actualiser les modes opératoires et processus internes du pôle assistanat ;

Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements en lien avec les prestataires et les Services Généraux Chronopost ;

Gérer les commandes de fournitures, les réservations de salles du Business Center et le suivi administratif de la flotte automobile.

Préparer les kits d'accueil, attribuer les casiers et tenir à jour l'inventaire du matériel informatique transmis aux collaborateurs ;

Commander les badges d'accès et coordonner la remise des équipements IT et téléphonie avec les équipes dédiées du Groupe ;

Accompagner les collaborateurs sur les outils internes (Kairos, Itesoft, Notilus) et si nécessaire, concevoir des fiches pratiques d'utilisation ;

Créer les dossiers de référencement fournisseurs et traiter les litiges de facturation de premier niveau avec le service comptabilité du Groupe ;

Réserver les déplacements des membres du CODIR dans le respect de la politique voyage du Groupe et élaborer le reporting mensuel des déplacements pour l'ensemble des collaborateurs ;

Coordonner la logistique de restauration lors des réunions et temps forts internes (plateaux-repas, petits-déjeuners...).

Cette liste n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon vos appétences et les besoins de l'entreprise.