Assistant(e) administratif(ve) / Ressources Humaines - Direction Générale

Assistant(e) administratif(ve) / Ressources Humaines - Direction Générale

C e poste , rattaché à la Direction des Ressources Humaines , assure le bon fonctionnement administratif et logistique du siège de la Fondation en garantissant un accueil de qualité, le suivi des activités de secrétariat général et l'appui administratif à la Direction des Ressources Humaines.

Par sa polyvalence, le titulaire contribue à la fluidité des échanges entre le siège, les établissements et les différents partenaires de la Fondation.

La personne exerce ses missions en étroite collaboration avec l'Assistante du Directeur général et l'ensemble des services du siège.

Les missions principales

1. Secrétariat général et accueil

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du siège.
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, partenaires et professionnels.
• Gérer le courrier entrant et sortant (papier et électronique).
• Assurer les envois postaux et dématérialisés (Maileva).
• Gérer les salles de réunion (réservations, préparation matérielle).
• Assurer la gestion des fournitures et des consommables du siège.
• Mettre à jour l'annuaire institutionnel.
• Participer au classement et à l'archivage des documents administratifs.
• Contribuer à la diffusion des informations institutionnelles.

En appui de la Direction des Ressources Humaines :

Administration du personnel

• Préparer les documents administratifs liés aux embauches.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des salariés (mutuelle, prévoyance, etc.).
• Organiser et suivre les visites médicales.
• Gérer les éléments variables de paie (EVP) relevant de la Direction.
• Assurer le suivi administratif de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés (OETH).
• Participer à la mise à jour des bases de données RH.
• Administrer le portail salarié.
• Participer à la dématérialisation des processus RH.
• Diffuser les offres d'emploi.
• Assurer le suivi administratif des recrutements.
• Préparer certains courriers et documents liés aux recrutements.
• Assurer la gestion administrative des actions de formation en lien avec le service concerné.
• Participer au suivi des dossiers de formation.
• Préparer les convocations et documents administratifs des instances représentatives du personnel.
• Mettre à jour les tableaux de suivi.
• Participer à la préparation administrative des réunions.

3. Appui aux activités institutionnelles

En lien avec l'Assistante du Directeur général :

• Participer à l'organisation logistique des séminaires, réunions institutionnelles et groupes de travail.
• Préparer les événements institutionnels (Olga Days, remise des Médailles d'honneur, manifestations internes, etc.).
• Participer aux projets transversaux conduits par la Direction générale.
• Assurer certaines enquêtes administratives ou travaux ponctuels confiés par la Direction.

Les compétences requises

• Fonctionnement d'une association ou fondation du secteur social et médico-social.
• Connaissance du secteur de la protection de l'enfance appréciée.
• Organisation générale d'une Fondation multi-établissements.
• Administration du personnel.
• Techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Gestion administrative et documentaire.
• Règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Maîtrise des outils

• Capacité à utiliser les logiciels métiers déployés par la Fondation (CEGI, outils RH, applications collaboratives…).

Savoir-faire

• Accueillir, informer et orienter différents publics.
• Identifier rapidement les demandes et leur degré d'urgence.
• Adapter sa communication à ses interlocuteurs.
• Organiser et prioriser son activité.
• Assurer un suivi administratif rigoureux.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Préparer et suivre des tableaux de bord.
• Gérer des commandes, stocks et approvisionnements.
• Travailler en transversalité avec de multiples interlocuteurs.
• Respecter les échéances et les procédures.

Savoir-être

• Sens du service.
• Excellent relationnel.
• Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Réactivité.
• Esprit d'initiative.
• Capacité d'adaptation.
• Esprit d'équipe.
• Gestion des priorités et du stress.
• Autonomie dans l'organisation de son travail.

Profilet Qualités requises:

• Sens du travail en équipe
• Bonne expression écrite et orale
• Maîtrise des logiciels WORD & EXCEL

Salaire et Avantages:

• Rémunération: à partir de 25 200€ selon la grille conventionnelle (CCN 66)
• Avantages: Mutuelle et Prévoyance, Plan de Développement des Compétences, Participation aux frais de transport publics (50%), œuvres sociales (CSE)

Informations complémentaires:

• Date d’arrivée : dès que possible
• Lieu de travail : Paris – 10ème arrondissement– 10 mn Gare de l’Est/du Nord
• Priorité aux personnes en situation de handicap à compétences égales

Merci d’adresser votre lettre de motivation et C.V. par mail à la Direction.

Les informations recueillies par la Fondation OLGA SPITZER en tant que responsable de traitement font l’objet d’un traitement informatisé ou non-informatisé destiné à la gestion de votre candidature.

Les destinataires de vos données sont les personnes habilitées des ressources humaines, du poste à pourvoir et le cas échéant les cabinets de recrutement contractuellement liés.

Vos données sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact (candidat non retenu) ou votre période d'emploi, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité (lorsqu’il s’applique) et d’opposition aux informations qui vous concernent. Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant au service DPO du siège de la Fondation OLGA SPITZER - 9 Cour des Petites Écuries – 75 010 PARIS ou à l’adresse Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL.