Assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e) et agence postale (h/f)

Au sein de la direction des affaires générales et juridiques, sous la responsabilité de la directrice et de la cheffe du service «Courrier» vous intervenez sur les activités suivantes:

• Accueil téléphonique et physique des publics (services municipaux, associations, structures municipales, citoyens, partenaires institutionnels et privés, usagers de l’Agence Postale communale…)
• Gérer les courriers arrivés et départs de la municipalité (courriers papiers, courriels, plis des institutions, site internet de la ville…)
• Participer à la gestion des affaires administratives et financières du service
• Conseiller, informer et accompagner les publics (services municipaux de la ville, associations, structures municipales, citoyens, partenaires institutionnels et privés…)
• Participer à la mise en place de nouveaux outils et procédures modernes, dématérialisés nécessaires à une gestion efficace des activités du service (lettre recommandée électronique, mise sous pli, lettre recommandée avec accusé de réception etc.)
• Participer et suivre les crédits d’affranchissement alloués aux services et structures de la ville
• Contribuer au développement de nouveaux projets et services permettant d’améliorer la relation avec notamment les citoyens, les usagers
• Gérer, suivre et mettre à jour des tableaux de bord, des statistiques en lien avec les activités du service

Votre profil

Vous savez faire preuve de réserve et de retenue compte tenu de l’obligation de discrétion liée à votre fonction. Rigoureux(se), vous avez le sens de l’organisation et savez faire preuve d’autonomie. Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services.

Compétences et formations requises

• Maîtrise de l’outil informatique dont un logiciel de traitement du courrier (AIRS Courrier ou similaire).
• Maîtrise des bases du secrétariat administratif.
• Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une Collectivité territoriale.
• Très bonnes connaissances de l’organigramme de la ville et de l’équipe municipale.
• Réelles capacités de rédaction et d’analyse rapide de courriers.
• Capacités de travail en autonomie, discrétion professionnelle, grande réactivité et adaptabilité.

Spécificités liées au poste

• Poste polyvalent avec des missions partagées entre le service Courrier et l’Agence Postale Communale.
• Port de parapheurs, pochettes de courriers divers, bacs/caisses à courrier, cartons.
• Utilisation et maintenance des outils de service (machine de mise sous pli, ouvre-lettre mécanisé…).
• Utilisation de chariots et autres outils au transport des courriers, parapheurs…
• Horaires de service fixés par la cheffe de service (8H30-12H00/13H00-17H00).
• Permanence par roulement les samedis matin de 8h30 à 12h. Chaque permanence effectuée est récupérée la semaine qui précède la permanence en fonction des nécessités de service.
• Participation par roulement à la diffusion au sein des services municipaux installés à l’Hôtel de ville des parapheurs et des courriers arrivés et départs.
• Assurer les activités principales de l’Agence Postale Communale du Vieux-Pays, (les prestations postales, les services de proximité, les services financiers et associés, l’accueil physique et téléphonique des publics) lorsque l’agent en poste est en congés et une fois par semaine. Horaires lundi, mardi, jeudi 8h45-12h15/14h , le mercredi 8h45-12h30/14h15-17h30, le vendredi 8h45-12h15/14h15-17h15 et le samedi 8h45-12h30.