Assistant-e administratif-ve Pôle familles (H/F)
La Fédération Partir œuvre dans les domaines de l'enfance, de la jeunesse, des loisirs et des vacances, afin de permettre au plus grand nombre de vivre des expériences collectives, éducatives et enrichissantes.
Dans le cadre de l'organisation de ses séjours, elle accorde une place essentielle à l'accueil, l'accompagnement des familles, l'accessibilité et la qualité des relations humaines.
L'association recrute un-e assistant-e administratif-ve, véritable interface entre les familles, les partenaires, et les équipes internes. Au-delà du suivi administratif rigoureux des dossiers, ce poste repose sur des missions essentielles : accueillir, écouter, renseigner et accompagner, tout en assurant une circulation fluide de l'information.
Les principales missions
1. Accueillir et accompagner les familles
Vous êtes un interlocuteur privilégié des familles et représentez, bien souvent, leur premier contact avec l'association.
Vous assurez notamment :- L'accueil physique et téléphonique des familles, l'écoute, l'information et l'orientation en fonction de leurs demandes
- Les réponses aux mails et sollicitations des familles
- L'accompagnement dans les démarches d'inscription et la constitution des dossiers (une attention particulière aux familles pouvant rencontrer des difficultés dans leurs démarches administratives ou numériques)
- La transmission des informations aux membres de l'équipe concernés.
2. Assurer le suivi administratif des séjours
Vous assurez le suivi des inscriptions, depuis la demande initiale jusqu'à la finalisation du dossier :- Enregistrement et suivi des inscriptions - Contrôle des dossiers et des pièces nécessaires
- Relance des familles lorsque les dossiers sont incomplets
- Suivi des places disponibles, réservations, listes d'attente et annulations
- Préparation et transmission des documents administratifs
- Suivi de la facturation
- Traitement des particularités liées aux différents dispositifs de prise en charge et partenaires
Vous êtes ainsi garant-e de la fiabilité et de la bonne tenue administrative des dossiers d'inscription.
3. Administrer et paramétrer le logiciel I-Noé
Vous assurez le paramétrage et la gestion quotidienne d'I-Noé, logiciel utilisé par la Fédération Partir pour la gestion des inscriptions.
La connaissance d'I-Noé est un plus. Une bonne aisance avec les outils numériques et une capacité à comprendre rapidement le fonctionnement d'un logiciel métier sont en revanche indispensables.
4. Participer à l'organisation du Festival du Jeu
Chaque année, la Fédération Partir organise en octobre son Festival du Jeu.
Vous prenez en charge une partie importante de son organisation administrative, en lien avec l'équipe de la ludothèque.
Une première expérience dans une fonction administrative comprenant une forte dimension de relation avec le public et/ou de gestion de partenaires est souhaitée. Une expérience dans le milieu associatif, l'éducation populaire, l'animation, les séjours de vacances ou le tourisme social sera particulièrement appréciée.
Vos compétences et qualités
Nous recherchons avant tout une personne qui associe qualités relationnelles, sens du service et rigueur administrative.
Vous êtes notamment :- Doté-e d'un excellent relationnel
- Rigoureux-se, organisé-e et méthodique
- Capable de suivre simultanément de nombreux dossiers et interlocuteurs
- Doté-e de bonnes capacités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe
- À l'aise avec les outils informatiques et numériques
- Capable d'identifier les priorités et de gérer les périodes de forte activité
- Autonome tout en appréciant le travail en équipe
- Capable de prendre des initiatives et de vous adapter aux imprévus
- Attentif-ve à la confidentialité des informations traitées
- Réactif-ve, fiable et ponctuel-le.
