Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Au sein de l'équipe Competens vous contribuez à :

Assurer le traitement administratif et documentaire des dossiers de formation dans COMPETENS.

NET ;

Veiller à la présence, à la lisibilité et au bon classement des pièces attendues ;

Relancer les formateurs lorsque des documents sont manquants, incomplets ou non exploitables ;

Contribuer à la complétude des dossiers en prévision des contrôles et audits Qualiopi ;

Apporter un renfort administratif ponctuel à l'équipe selon les priorités du service.

Vérification administrative des dossiers de formation :

• Consulter les dossiers enregistrés dans COMPETENS.

NET ;

• Vérifier la présence des informations et pièces attendues ;
• Contrôler la lisibilité, la cohérence et le classement des documents ;
• Identifier les pièces manquantes, incomplètes, illisibles ou mal classées ;
• Recenser les actions à réaliser et mettre à jour les outils de suivi ;
• Signaler à l'équipe les anomalies nécessitant une analyse ou un arbitrage.

Relance et suivi des formateurs :

• Contacter les formateurs à partir des modèles et consignes du service ;
• Préciser les pièces attendues et les dossiers concernés ;
• Effectuer les relances nécessaires jusqu'à réception des documents ;
• Assurer la traçabilité des relances et signaler les absences de réponse.

Intégration et classement des pièces dans COMPETENS.

NET :

• Réceptionner et vérifier la correspondance des documents transmis ;
• Renommer les fichiers conformément aux règles définies ;
• Insérer les pièces dans les dossiers et rubriques appropriés ;
• Contrôler l'enregistrement et la consultation des documents ;
• Actualiser le statut du dossier ou le tableau de suivi après traitement.

Contribution à la conformité documentaire Qualiopi :

• Appliquer les procédures, consignes et checklists qualité du service ;
• Corriger les erreurs de classement ou de dépôt identifiées ;
• Préparer les dossiers afin de faciliter leur contrôle par l'équipe Competens ;
• Alerter la responsable ou le référent en cas de doute ou de non-conformité persistante.

Apporter un renfort administratif ponctuel aux collaborateurs de l'équipe Competens ;

Réaliser des opérations simples de saisie, classement, archivage ou mise à jour de données ;

Compléter des tableaux de suivi et effectuer des vérifications documentaires ciblées ;

Participer au traitement des priorités ou pics temporaires d'activité du service.

Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine administratif, de la gestion ou de l'assistanat ;

Une première expérience dans une fonction administrative, documentaire ou de saisie est appréciée ;

Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle constitue un atout ;

Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des plateformes numériques

Connaissance des règles de base du classement et de la gestion documentaire ;

Bonne maîtrise du français écrit ;

Connaissance des principes de confidentialité et de protection des informations ;

Maîtrise des outils du pack Office et des plateformes numériques ;

Une première connaissance de la formation professionnelle et de Qualiopi est appréciée

Utiliser une plateforme numérique de gestion ;

Consulter, contrôler et compléter un dossier administratif ;

Identifier une pièce manquante, illisible, incohérente ou mal classée ;

Déposer, renommer et classer des documents numériques ;

Appliquer une procédure et une checklist avec rigueur ;

Saisir et mettre à jour des informations avec précision ;

Rédiger un message de relance simple, clair et professionnel ;

Remonter une anomalie ou demander un arbitrage en cas de doute ;

Respecter les priorités, les consignes et les délais communiqués

Rigueur, minutie et fiabilité ;

Patience et capacité à trav