Assistant(e) Administratif(-ve) (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Vos missions

Assurer la gestion administrative des services périscolaires

Vous participez à la gestion quotidienne des activités périscolaires à travers le logiciel métier :

• Régularisation des consommations périscolaires (restauration, garderie, étude).
• Suivi et relance des familles.
• Extraction et traitement des données du logiciel.
• Édition des listes de présence.
• Communication auprès des familles.
• Accueil physique et téléphonique.
• Réponses aux demandes administratives des usagers.

Assurer la suppléance de la régie municipale

En qualité de régisseur suppléant, vous assurez la continuité des missions de la régie municipale « Saint-Jacques Cité Service » en l'absence du régisseur principal.

Participer à la gestion budgétaire

Vous assurez le suivi administratif et financier des dépenses de fonctionnement :

• Gestion des bons de commande.
• Engagements comptables.
• Validation et suivi des factures.
• Suivi des crédits scolaires et projets éducatifs.
• Gestion administrative des transports scolaires liés aux activités des écoles.
• Respect des procédures et règles budgétaires de la collectivité.

Suivre les marchés de la Direction

Vous participez au suivi administratif des marchés en cours et contribuez à la préparation des nouvelles consultations :

• Suivi des marchés existants.
• Participation à la rédaction des cahiers des charges.
• Appui à la mise en œuvre de nouveaux marchés.

Assurer le secrétariat administratif de la Direction

• Traitement et diffusion des courriers, affichages et livrets.
• Organisation logistique des réunions.
• Enregistrement et suivi des courriers dans les logiciels dédiés.
• Gestion des appels et suivi des agendas en l'absence des responsables de direction.

Participer à la gestion de la vie scolaire

En binôme avec la référente vie scolaire :

• Accueil et inscription des familles pour la scolarisation des enfants.
• Traitement des demandes de dérogation scolaire.
• Mise en œuvre des procédures relatives à l'accueil des enfants issus des familles itinérantes.
• Gestion administrative des PAI (Projets d'Accueil Individualisé) en lien avec les écoles et les services de restauration.

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation

• Bac à Bac +2 dans les domaines de l'administration, de la gestion, de la comptabilité ou de l'assistanat.

Compétences

• Connaissance de l'environnement éducatif et des collectivités territoriales.
• Bonne compréhension du fonctionnement des services publics locaux.
• Connaissances en gestion administrative et budgétaire.
• Sensibilité aux procédures et au cadre juridique du secteur public.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Qualités attendues

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Polyvalence et autonomie.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens du service public.
• Capacité à gérer des situations complexes avec diplomatie.