Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

Le CENTRE CULTUREL MJC de Crépy-en-Valois recrute :

Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Sous l'autorité du directeur, l'assistant(e) administratif(ve) seconde et assiste la coordinatrice culturelle dans la gestion quotidienne et le développement des activités de l'association.

Il/elle contribue au bon fonctionnement administratif, financier, organisationnel, logistique et opérationnel des projets culturels.

Le poste est sous la convention collective de l'animation (ECLAT).

• Gestion du courrier (physique / électronique) et des appels téléphoniques
• Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs
• Prise de rendez-vous, gestion des agendas et plannings
• Organisation des réunions et gestion des convocations
• Rédaction et diffusion des comptes rendus
• Participation à la tenue du bureau de vote de l'assemblée générale
• Coordination des plannings internes
• Représentation ponctuelle de l'association (salons, rendez-vous, rencontres)
• Classement, archivage et gestion documentaire

• Accueil physique et téléphonique du public
• Inscriptions et suivi des adhésions
• Mise à jour permanente de la base de données adhérents
• Transmission d'informations sur les activités, évènements et services

• Participation au suivi des dispositifs de subventions
• Contribution à la recherche de financements et réponses aux appels à projets
• Participation à l'étude de faisabilité des futurs projets
• Suivi des budgets prévisionnels
• Relations avec les partenaires institutionnels
• Gestion des ateliers / stages (inscriptions, feuilles d'émargement)
• Mise à jour du planning d'occupation des salles
• Gestion des petits litiges
• Gestion administrative des spectacles (facturation, SACEM)
• Évaluation des besoins logistiques et techniques
• Gestion de la trésorerie (journal de caisse)
• Organisation matérielle des évènements (billetterie, accueil)
• Suivi des commandes, catering et stocks

• Suivi des factures, adhésions et subventions
• Émission des facturations et relances
• Vérification des notes de frais et pièces comptables
• Saisie comptable et rapprochements bancaires
• Suivi analytique en lien avec l'expert-comptable
• Préparation et vérification des éléments variables de paie
• Transmission des éléments RH au cabinet comptable
• Liaison avec la mutuelle
• Encaissement et tenue de caisse
• Virements salaires, factures, etc.

• Prospection, relances et suivi des contacts
• Contribution à la stratégie de communication et au rétroplanning
• Développement de nouveaux partenariats
• Préparation et diffusion des outils de communication
• Participation au choix de prestataires (papeterie, imprimeur, .)
• Mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
• Gestion des supports imprimés et des envois
• Mise à jour des fichiers contacts

• Encadrement ou transmission de tâches au service civique
• Support ponctuel aux activités artistiques et techniques
• Évènements particuliers :

Accueil artistes et public ; organisation logistique des évènements ; Catering et installation

Travail en soirée et week-end, polyvalence, contact public / artistes

• Internes : secteur culturel, secteur social, conseil d'administration, intervenants, cabinet comptable
• Externe : adhérents, intervenants, artistes, partenaires

• Savoirs : comptabilité, associatif, bureautique (Excel, Word, .)
• Savoir-faire : organisation, accueil, gestion financière
• Savoir-être : rigueur, autonomie, polyvalence, discrétion