ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) ET COMMERCIAL(E)

Équinoxe Formation est l'un des leaders de la formation professionnelle en GUYANE depuis plus de 27 ans. Avec plusieurs centres répartis sur tout le territoire Guyanais, Equinoxe Formation propose une offre de formation diversifiée et de proximité, dans les domaines de la Formation Continue, Formations Métier, Savoirs de base, Apprentissage du Français, Insertion professionnelle. Ces formations concernent tout public : les entreprises et leurs collaborateurs, les demandeurs d'emploi, ou les personnes voulant se former par le biais de leur CPF.

L'entreprise développe également une activité de formation en alternance, en accompagnant les apprenants et les entreprises tout au long de leur parcours.

Sous la responsabilité du coordinateur Pédagogique et du responsable du développement commercial, l’Assistant(e) Administratif (ve) et commercial(e) contribue au développement de l'activité du centre de formation en assurant l'accueil des différents publics, le suivi commercial des prospects et des entreprises, ainsi que la gestion administrative des actions de formation. Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes commerciales et pédagogiques afin de garantir une expérience client de qualité et le bon déroulement des formations. Il (elle) assure la gestion de la relation administrative avec les apprenants et les formateurs. Elle veille au bon fonctionnement de la vie de la formation et garantit la gestion administrative et logistique du pôle pédagogique.

Dans le cadre de ses fonctions, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) mènera les missions suivantes :

1. Accueil et Relation avec les Apprenants et Partenaires

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, candidats, entreprises, apprenants et partenaires.

• Répondre aux demandes d'information par téléphone, courriel ou en présentiel.

• Identifier les besoins et orienter les interlocuteurs vers le bon service.

• Garantir une qualité d'accueil conforme aux standards de l'organisme

• Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil.

2. Participer au développement commercial

• Accueillir et qualifier les prospects.

• Présenter l'offre de formation.

• Assurer les relances commerciales.

• Mettre à jour le CRM.

• Participer aux campagnes de prospection.

• Participer au développement et à la fidélisation des entreprises partenaires.

• Assurer le suivi des indicateurs commerciaux.

3. Assurer le suivi administratif des apprenants et des alternants

• Constituer et suivre les dossiers administratifs des candidats, des apprenants et des alternants.

• Collecter et contrôler les pièces administratives.

• Assurer les inscriptions aux formations et aux examens.

• Suivre les absences et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.

• Établir les attestations, relevés d'assiduité et autres documents administratifs.

• Etablir les certificats de réalisation.

• Mettre à jour les bases de données et les logiciels de gestion.

• Participer au suivi des dossiers des certifiés et diplômés.

4. Participer à l'organisation pédagogique

• Préparer les documents de démarrage des formations.

• Participer à la planification des sessions de formation.

• Mettre à jour les emplois du temps.

• Assurer le suivi administratif des intervenants.

• Participer à l'organisation des examens.

• Saisir et contrôler les heures des intervenants lorsque nécessaire.

• Assurer le remplacement administratif des intervenants en cas d'absence.

• Contribuer à la mise à jour des évaluations et des bulletins dans les outils de gestion.

5. Participer à l'organisation logistique

• Préparer les salles de formation.

• Veiller au bon fonctionnement des équipements.

• Suivre les besoins en fournitures et consommable.

• Participer à la gestion des stocks.

• Signaler tout dysfonctionnement des locaux ou du matériel.

• Participer au suivi des documents réglementaires de l'établissement.

6. Participer aux actions de communication et de promotion

• Participer aux journées portes ouvertes.

• Participer aux salons, forums et événements et aux jobs dating.

• Contribuer à la promotion de l'offre de formation.

• Participer aux rentrées, remises de diplômes et événements institutionnels.

• Représenter le centre de formation auprès des différents partenaires.

Les entretiens se dérouleront en présence du Directeur du Campus et du Directeur Général.