Assistant(e) Administratif(ve) de la Formation (H/F)

Département : Rattaché(e) à la Responsable du Développement de la Relation Client.

Objectif : Vous pilotez la gestion administrative, logistique et opérationnelle des formations. Vous êtes le point de contact central garantissant la fluidité des parcours et le respect des normes qualité du centre.

L’impact : Votre rigueur est le moteur de notre organisation. En sécurisant les dossiers et les financements, vous assurez la satisfaction de nos stagiaires et la solidité de nos relations partenaires.

Votre quotidien chez nous

• Gestion administrative des formations et facturation. - Répondre aux demandes d’informations des clients et des formateurs (téléphone, mail, accueil physique). - Enregistrer les inscriptions et constituer les dossiers stagiaires (conventions, convocations, attestations, émargements, etc.). - Facturation des formations continues, des Parcours longs et des POEI (KAIROS ). - Suivre les dossiers de financement et les déposer sur les sites : OPCO, France Travail, Entreprises. - Assurer la mise à jour des bases de données et des tableaux de suivi des heures des stagiaires (Excel, ERP). - Envoyer aux clients les documents relatifs aux formations réalisées (Feuille de présence, attestation, conventions, et factures).

• Organisation logistique et coordination - Veiller au bon déroulement quotidien des sessions (accueil, pointage, assistance technique). - Gérer la logistique des formations à distance (envoi de liens, assistance technique, suivi des connexions).

• Suivi qualité et reporting - Traiter les réclamations clients (Mails, téléphone). - Collecter et traiter les évaluations stagiaires et formateurs. - Contribuer à la démarche qualité (Qualiopi) et au suivi des indicateurs de performance. - Participer à l’amélioration continue des process administratifs et pédagogiques.

Ce que nous offrons

• Culture : Un environnement de travail structuré où l’amélioration continue est une priorité.

• Flexibilité : 1 jour de télétravail hebdomadaire possible (selon conditions).

• Avantages : Tickets resto, Mutuelle et transport (50%), ainsi qu’une prime de participation (sous conditions).

Vous êtes la perle rare si :

• Formation : Bac +2 (type BTS SAM, GPME, DUT GEA). Une expérience en centre de formation ou dans la gestion de la formation professionnelle est un atout.

• Expertise : Connaissance des dispositifs de formation professionnelle (POE, OPCO, plan de développement des compétences…) Maîtrise de la facturation. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Connaissance des exigences Qualiopi appréciée.

• Soft skills : Rigueur, organisation et sens du détail. Excellente communication écrite et orale. Sens du service, réactivité et adaptabilité. Esprit d’équipe et capacité à gérer plusieurs priorités.