ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE), COMMERCIAL(E) ET DE GESTION

Descriptif des tâches

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE), COMMERCIAL(E) ET DE GESTION

Rattachement hiérarchique

L'assistant(e) administratif(ve), commercial(e) et de gestion est rattaché(e) à la Direction et accompagne les différents services de l'entreprise (direction, commerce, études, travaux et administratif).

Il/elle assure la bonne circulation des informations, contribue à l'organisation administrative de l'entreprise et participe au suivi commercial, financier et opérationnel des affaires.

Missions principales

• Administration générale et gestion
• Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires.
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Réceptionner, traiter, diffuser et archiver le courrier entrant et sortant.
• Gérer le classement physique et numérique des documents.
• Constituer, mettre à jour et transmettre les dossiers administratifs de l'entreprise.
• Assurer le suivi des documents légaux et réglementaires :
• Extrait Kbis
• Attestations URSSAF
• Assurances
• Certifications et qualifications (QUALIBAT, RGE, etc.).
• Veiller à la conformité et à l'actualisation des documents administratifs nécessaires aux marchés publics et privés.
• Gérer les services généraux et les achats courants de l'entreprise (fournitures, téléphonie, équipements bureautiques, contrats de maintenance, etc.).
• Administration comptable et financière
• Contrôler et enregistrer les factures fournisseurs.
• Vérifier la cohérence entre les bons de livraison, commandes et factures.
• Assurer la saisie des pièces comptables dans les logiciels de gestion et comptabilité.
• Suivre le circuit de validation des factures.
• Préparer les règlements fournisseurs selon les échéances.
• Participer au suivi de trésorerie et aux tableaux de bord administratifs.
• Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurance.
• Assurer le suivi administratif des cautions bancaires et garanties éventuelles.
• Administration commerciale
• Assurer la veille et le téléchargement des dossiers d'appels d'offres.
• Constituer les dossiers administratifs de candidature.
• Mettre en forme les offres commerciales et les mémoires techniques.
• Garantir le respect des échéances de remise des offres.
• Participer à la mise à jour des supports de présentation de l'entreprise et des références chantiers.
• Mettre à jour les tableaux de suivi commercial.
• Assurer le suivi des commandes clients et des travaux supplémentaires.
• Participer à l'élaboration et au suivi des prévisions d'activité et de chiffre d'affaires.
• Réaliser ponctuellement des traductions de documents commerciaux en anglais.
• Suivi administratif des chantiers
• Ouvrir et administrer les dossiers d'affaires.
• Collecter et enregistrer les données contractuelles des marchés.
• Assurer le suivi administratif des sous-traitants :
• Documents réglementaires
• Agréments
• Contrats
• Paiements directs.
• Suivre les conditions particulières des marchés :
• Retenues de garantie
• Cautionnements
• Modes de règlement
• Délais de paiement.
• Préparer et émettre les situations de travaux et factures clients.
• Assurer le suivi des échéances de facturation.
• Relancer les responsables d'affaires pour la transmission des éléments de facturation.
• Participer au suivi des encaissements et aux relances clients.
• Gérer les accès administratifs aux chantiers (badges, autorisations, dossiers sécurité, etc.).
• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs (hôtels, transports, locations de véhicules).
• Gérer les expéditions, transports et formalités administratives éventuelles liées à l'export.
• Administration du personnel
• Contrôler les relevés d'heures et les temps de travail.
• Préparer et saisir les variables de paie.
• Assurer le suivi des congés, RTT et absences.
• Mettre à jour les dossiers individuels du personnel.
• Tenir à jour le registre unique du personnel.
• Assurer la gestion administrative des intérimaires et des relations avec les agences de travail temporaire.
• Organiser le suivi des dotations en vêtements de travail et équipements de protection individuelle (EPI).
• Participer à l'organisation des visites médicales et des entretiens professionnels.
• Assurer le suivi des notes de frais et indemnités de déplacement.
• Participer à la communication interne de l'entreprise (notes d'information, newsletter, affichages réglementaires).

Compétences requises

Savoir-faire

• Maîtrise des techniques administratives et de gestion.
• Bonnes connaissances en comptabilité et gestion financière.
• Bonne connaissance du secteur du bâtiment et des marchés de travaux.
• Connaissance des règles sociales applicables au BTP.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Maîtrise des logiciels ERP, de gestion commerciale et comptable.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Anglais professionnel apprécié.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Rigueur et fiabilité.
• Polyvalence.
• Réactivité.
• Discrétion et confidentialité.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie.
• Sens du service.
• Aisance relationnelle et communication professionnelle.
• Capacité à travailler dans un environnement multi-interlocuteurs.

Profil recherché

• Formation Bac minimum en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent.
• Expérience souhaitée
• Une expérience dans le secteur du bâtiment ou des travaux est fortement appréciée.