Assistant(e) Administratif(ve) – CDD
Contexte
Nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre nos équipes en Family Office dans le cadre d’un CDD.
Principales missions
Gestion administrative & secrétariat Gestion du courrier (simples et LRAR) : envoi, numérisation, archivage. Rédaction, mise en forme et envoi de documents administratifs. Gestion des appels et relais administratif des chargés d’affaires. Organisation logistique : fournitures, réservation de salles, préparation de dossiers à signer (juridique annuel, AG, etc.). Mise à jour ponctuelle des registres papier.
Gestion documentaire & remédiation (GED) Centralisation et transmission à la GED des documents réglementaires requis (statuts, comptes annuels des personnes morales). Diffusion de la documentation juridique à jour lors des opérations impactant les entités (statuts, bénéficiaires effectifs, opérations juridiques).
Facturation & CRM Contribution au suivi et au contrôle des données sensibles dans le CRM (en binôme). Relecture des documents de facturation. Publipostage et mise sous enveloppe des factures.
Assistance administrative – pôle fiscal Saisie et sécurisation de virements (impôts, comptables, formalistes, factures). Suivi de dossiers administratifs clients (administrations, plateformes). Gestion des espaces impots.gouv pour les personnes morales. Envoi de courriers fiscaux et remplissage de formulaires (ex. 2778). Suivi administratif de notes de frais et de contrats d’assurance au niveau des sociétés suivies au Family Office.
Assistance administrative – pôle social & SPD Saisie de virements. Téléchargement, contrôle et fiabilisation des bulletins de salaire (y compris outils intégrant de l’IA). Publipostage de documents sociaux. Participation à la préparation des déclarations de taxe sur les salaires.
Profil recherché
- Formation administrative / assistanat, avec expérience dans un environnement exigeant (finance, juridique, fiscal, cabinet, banque).
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, Adobe Acrobat).
- Rigueur, sens de l’organisation, fiabilité et discrétion absolue.
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, clients, administrations).
- Excellent relationnel et communication écrite et orale professionnelle.