Assistant(e) administratif Syndic (H/F)

Régie indépendante et familiale à Gare de Vaise recherche au plus vite un temps plein un assistant administratif H/F en Syndic pour collaborer avec l'équipe de gestionnaires et assistantes de 5 personnes afin de participer au traitement des demandes évènementielles relatives aux copropriétés (téléphone, mail, logiciel Néoteem).

• Accueil physique et téléphonique de la clientèle, renseignement des clients sur le maximum de demandes (y compris renseignement sur annonces de location) : Maitriser un standard, les connaissances de bases de l'ADB,.
• Mise en forme, élaboration mise sous plis, expédition des convocations des AG, des PV, des appels de fonds et des courriers (y compris en LRE) : maitriser les règles de majorités, les délais, le formalisme, .
• Ouverture ou mise sous plis et numérisation du courrier entrant et sortant.
• Traitement et dispatch des mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses. : Maitriser, l'Orthographe, le traitement de texte, la suite Office
• Organisation des AG au bureau ou à l'extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations.
• Exploitation des PV et application des décisions d'AG, Folioter les PV.
• Immatriculations et mise à jour des données du registre d'immatriculations des copropriétés.
• Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire : gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures,..
• Gestion de l'espace clients extranet et de la GED
• Gestion des clés et des contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones.
• Constitution, tenue à jour, classement et archivages des dossiers.
• Participation aux Assemblées Générales et réunions importantes
• Assistanat de direction
• Gestion des sinistres,
• Etats datés et pré états daté (ou QPV) et saisie des mutations