Assistant·e Administratif & Comptable - Cabinet d'Avocats H/F

Vue d'ensemble

Vous occupez une fonction centrale au sein du cabinet, combinant accueil et relation client, gestion administrative et suivi comptable. Véritable premier point de contact, vous contribuez activement à la qualité de la relation client et au bon fonctionnement quotidien du cabinet, dans un environnement professionnel exigeant.

Responsabilités

Accueil et relation client

• Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
• Gestion des échanges quotidiens avec la clientèle : orientation, suivi des demandes, traitement des retours clients
• Contribution à la qualité de la relation client et à l'image du cabinet
• Organisation et gestion des salles de réunion (planning, préparation, accueil, café, petits‑déjeuners d'affaires)

Gestion administrative

• Ouverture, mise à jour et suivi des dossiers clients sur le logiciel Poly Office, en tenant compte de leurs spécificités
• Gestion des lettres de mission et des conventions d'abonnement
• Mise à jour des coordonnées clients (Outlook) et gestion des listes de diffusion
• Saisie et suivi des time sheets
• Suivi administratif des dossiers et coordination avec les avocats et la direction

Facturation et gestion comptable

• Établissement, suivi et analyse de la facturation clients
• Coordination de la facturation entre les différents sites du cabinet (Bordeaux / Paris / La Réunion)
• Gestion des abonnements et des prélèvements automatiques
• Régularisation et suivi des débours
• Suivi du recouvrement clients, remises de chèques et dépôts bancaires
• Gestion des déclarations de créances
• Élaboration d'états de suivi et reporting à la direction

Communication clients

• Préparation et envoi des lettres d'information à destination des clients

Profil recherché

• Formation en assistanat administratif et/ou comptabilité
• Expérience sur un poste combinant relation client, gestion administrative et suivi comptable, idéalement en cabinet ou environnement professionnel exigeant
• Excellente aisance relationnelle et très bonne expression orale et écrite
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (clients, avocats, direction)
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion

Qualités attendues

• Sens du service client et de l'accueil
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie et capacité à gérer les priorités

Rémunération

Selon profil et expérience.

Compétences complémentaires

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer le suivi des dossiers clients
• Garantir la confidentialité des informations
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Organiser l’archivage des documents

Qualités professionnelles

• Avoir l'esprit d'équipe : capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser
• Faire preuve de rigueur et de précision : capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir‑vivre usuelles