Assistant du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint (H/F)

Vos activités principales

Secrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint :

- Gestion de l'agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées

- Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs

- Suivi du courrier réservé

- Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral

- Constitution et suivi de dossiers

- Transmission des commandes aux différents services

- Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral

- Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l'État

- Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire.)

- Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d'invitation, statistiques relatives aux réceptions.)

- Appui logistique des membres du corps préfectoral

- Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral

- Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d'absence des collègues secrétaires du préfet et du directeur de cabinet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Présence assurée jusqu'à 18 heures / Sujétions de poste