Assistant du Doyen et de la Déléguée de la Directrice Général (H/F)

Offre n° 209DCSL Assistant du Doyen et de la Déléguée de la Directrice Général (H/F)

Actualisé le 18 juin 2026Soyez parmi les 1ers à postuler

Organisation et missions de l'UFR

Organiser et gérer l'UFR de Pharmacie : enseignements, recherche, formation, vie étudiante, administration.

Missions principales

• Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice générale des services de la Faculté de Pharmacie (DDGS), l'agent.e aura à assurer la gestion du secrétariat commun de la déléguée de la directrice générale des services et du directeur de l'UFR et à prendre en charge des dossiers transverses relevant du Doyen ou de la Déléguée.

Fonctions de secrétariat

• Gestion des agendas du Doyen et de la DDGS
• Gestion des déplacements du Doyen et de la DDGS
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de la direction
• Gestion des boîtes mails génériques de la Direction
• Gestion du courrier de la Direction
• Suivi des échéances importantes de la Direction
• Organisation des réunions de travail : constitution des dossiers, accueil des participants
• Gestion des conseils et réunions d'UFR (convocation, collecte des pouvoirs, feuilles d'émargement, prise de notes, rédaction des comptes rendus et PV)
• Organisation logistique des manifestations organisées par la Direction (amphi de rentrée, accueil des nouveaux personnels, moments conviviaux, etc.) – convocation, suivi des échéances, devis, propositions et réception des commandes, relations avec les prestataires
• Classement et archivage des dossiers de la Direction
• Communication générale relative à la Direction de l'UFR et communication « via communication.Pharmacie »

Fonctions de gestion de dossiers transversaux

• Constitution et gestion des bases de données à la demande de la Direction (personnels enseignants, décorations honorifiques, opérations liées au bâtiment, congés des personnels BIASS des services administratifs, etc.)
• Relations avec le CROUS (gestionnaires du R U), avec la DAPI pour le suivi des occupants du domaine public de la Faculté (occupation des locaux, suivi des échéances de renouvellement des conventions)
• Appui à la DDGS dans la mission de gestion du bâtiment
• Gestion de l'activité des associations étudiantes (régularité administrative, FSDIE, etc.)

Profil recherché

Connaissance, savoir

• Connaissance de l'organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Maîtrise avérée de la langue française écrite et orale (grammaire et syntaxe)

Savoir-faire

• Savoir s'adapter aux contraintes du poste (situations d'urgence et travail à distance)
• Savoir gérer les priorités
• Avoir le goût de la communication et du travail en équipe
• Savoir travailler en autonomie
• Savoir rendre compte

Savoir-être

• Maîtrise avérée des logiciels WORD, EXCEL, POWER POINT
• Sens du relationnel
• Discrétion et confidentialité
• Respecter le devoir de réserve
• Faire preuve de réactivité et de discernement
• Faire preuve de mesure dans ses propos et attitudes

Contrat

Type de contrat : CDD – 12 MoisContrat travail : Durée du travail 36H50/semaineTravail en journée

Rémunération

• Non communiqué

Profil souhaité

Information générale : Vous êtes débutant(e) accepté(e).

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur