Assistant des ressources humaines (H/F)

Missions

• Assurer la responsabilité du pôle des personnels de l’IBENS, en respectant les règles et procédures.
• Instruire les dossiers de recrutement du personnel non permanent, des conventions de stage, des conventions de séjour de recherche et l’accueil des chercheurs.
• Assurer le suivi du personnel statutaire et coordonner les activités du pôle.
• Encadrer un agent en CDD.

Activités

• Instruire les demandes de recrutement formulées par les chercheurs et chefs d’équipes en vérifiant la régularité juridique et administrative.
• Établir les fiches de coûts des recrutements.
• Rassembler les pièces nécessaires aux dossiers de recrutement en appliquant les procédures dédiées.
• Apporter son soutien en lien avec les tutelles (ENS/CNRS/INSERM) pour les démarches préfectorales, visa et titre de séjour.
• Transmettre et suivre les demandes de recrutement.
• Coordonner les conventions de stage des étudiants, ainsi que les conventions d’accueil et les séjours de recherche des chercheurs.
• Alimenter et organiser le serveur partagé RH (dossiers et contrats).
• Alimenter le tableau de suivi de tous les personnels et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.
• Accueillir, informer et accompagner les agents dans les démarches administratives.
• Organiser, classer et archiver les dossiers et rédiger des courriers administratifs.
• Suivre les évolutions réglementaires et assurer le suivi administratif des recrutements, des stages et du personnel statutaire.
• Suivre les fiches d’accueil de suivi Hygiène et Sécurité.

Contexte de travail

L’Institut de Biologie de l'ENS (IBENS) est un centre de recherche fondamentale appartenant à une unité mixte ENS‑CNRS‑INSERM. Il accueille plus de 300 personnes regroupées en 30 équipes autonomes conduisant une recherche hautement collaborative et multidisciplinaire dans des domaines tels que les neurosciences, la biologie du développement, la génomique fonctionnelle, l’écologie et la biologie de l’évolution. La recherche couvre plusieurs plateformes technologiques, notamment en imagerie, génomique, ingénierie des protéines et bio‑informatique. L’activité RH inclut environ 150 CDD recrutés/renouvelés par an, une centaine de stagiaires et un suivi d’environ 150 statutaires.

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques en France, regroupant 34 000 chercheurs, 1 000 laboratoires et 200 métiers. En partenariat avec les universités et les grandes écoles, il progresse les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines depuis plus de 80 ans. Il se distingue par son lien étroit entre recherche et transfert vers la société, ainsi que par l’écosystème de start‑ups issues de ses laboratoires.

Profil recherché

Compétences générales

• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
• Connaissance des textes législatifs et réglementaires relative à la fonction publique.
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
• Notions de base de la gestion financière et comptable.
• Maîtrise de la langue anglaise (niveau B1).

Capacités et savoir-faire

• Capacité à hiérarchiser les priorités et à appliquer les dispositions réglementaires.
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative.
• Gestion d’une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Utilisation des logiciels spécifiques du domaine, des logiciels courants (bases de données, traitement texte, tableur) et des outils de communication électronique.
• Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Compétences relationnelles

• Communication et renseignement de qualité.
• Travail en équipe et accueil du public.
• Collaboration avec les interlocuteurs internes (chercheurs, étudiants, secrétaire‑gestionnaire, relais RH) et d’autres organismes de recherche.
• Sens de la confidentialité et de la discrétion.
• Rigueur et fiabilité.

Contraintes et risques

• Travail sur écran.

Présentation du CNRS

Le CNRS est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Créé en 1939, il est dirigé par des scientifiques et a pour mission de faire progresser la connaissance et de servir la société dans le respect de l’éthique, de la déontologie et de l’intégrité scientifique.