Assistant de Service - Gennevilliers H/F

Responsabilités

• Apporte entre autres, une aide permanente au responsable de service en termes de gestion budgétaire, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
• Accueil physique et téléphonique (ligne accueil 66.39 avec renvoi des lignes 66.35 du Directeur des Systèmes d'Information et 63.69 de la responsable de service).
• Traitement, classement et transmission du courrier de la direction (papier et dématérialisé).
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, etc.).
• Prise de notes et comptes-rendus de réunion.
• Tenue d'agendas, prise de rendez‑vous, organisation de réunions.
• Planification des congés, des formations, de la réservation des différentes salles de formation / réunions de la collectivité.
• Réception des livraisons.
• Prêt de matériels et gestion via GLPI (ordinateurs, vidéoprojecteurs notamment).
• Traitement des demandes liées à la téléphonie.
• Participation aux réunions du service administratif et financier de la DSI pour le point d'avancement régulier et participation en alternance aux réunions des différents pôles de la DSI.
• Suivi administratif des contrats de maintenance, d'assistance, d'hébergement, licences logicielles, etc. gérés par la DSI.
• Établissement des contrats avec vérification des pièces nécessaires.
• Suivi financier annuel (engagement, rapprochement de factures).
• Négociation lors du renouvellement du contrat.
• Suivi administratif des équipements du SI (cœur de réseau, baies netapp…).
• Saisie des données administratives d'un équipement (durée garantie, date acquisition, etc.).
• Production de tableaux de bord des équipements.
• Mise en place et mise à jour de formulaires et procédures (demandes en téléphonie, etc.).
• Suivi et transfert d'informations à l'assistante de gestion administrative et à la cheffe de service.
• Établissement et classement des bons de commandes, proposition au visa.
• Acheminement des factures avec la solution de gestion des factures et proposition au visa.
• Préparation des éléments pour la trésorerie.
• Traitement et suivi des bons de commandes par fournisseur.
• Aide à la préparation budgétaire.
• Tableaux de bord des activités du service, bons de commandes et factures.
• Comptes-rendus des réunions : rédaction et diffusion du compte-rendu hebdomadaire de la réunion du service.
• Suivi et transfert d'informations à l'assistante de gestion administrative et à la cheffe de service.

Compétences & Qualifications

• Connaissance, compréhension pour le secteur des activités techniques de la DSI.
• Notion d'organisation et de gestion du temps.
• Prise de notes.
• Expression orale et écrite de qualité.
• Connaissance et maîtrise de la suite logicielle Office 365, Windows, POS actes, espaces collaboratifs.