Assistant de programmes immobiliers H/F (H/F)
Notre Pôle Aménagement et Développement Immobilier, recherche un.e Assistant.e de programmes immobiliers proactif.ve et engagé.e, capable d'anticiper, de structurer et de fluidifier le déroulement des opérations immobilières.
Véritable pilier administratif des équipes opérationnelles, vous intervenez en soutien direct des responsables d'opérations et des responsables de chantiers, avec une vision transversale des projets.
Piloter et sécuriser le suivi administratif des opérations
En lien étroit avec les équipes opérationnelles, vous :
- Recherchez et fiabilisez les informations, mettez à jour les tableaux de bord et assurez la traçabilité des opérations
- Veillez à l'actualisation continue des documents liés aux projets
- Participez à l'évaluation des prestations et des prestataires
- Réalisez les commandes nécessaires au bon déroulement des opérations (affichage de permis, huissier, etc.)
- Constituez les dossiers de demande d'assurance dommage-ouvrage
- Prenez le relais des opérationnels dans les relations avec les fournisseurs et les services internes
- Assurez un secrétariat opérationnel dynamique :
o Organisation des réunions (convocations, logistique, comptes rendus)
o Rédaction et diffusion de communications écrites (courriers, mailings, supports, mise en forme de dossiers)
o Mise à jour des documents d'information (fiches d'opérations, fiches de présentation.)
Gérer les contrats et marchés publics
En lien avec la Direction des Marchés, vous :
- Montez et gérez les dossiers de marchés tout au long de leur exécution
- Contrôlez la cohérence des pièces administratives, comptables et réglementaires
- Traitez les avenants, actes de sous-traitance, attestations, ordres de service et procès-verbaux
- Assistez les équipes lors des consultations (réception des offres, tableaux comparatifs d'analyse)
- Jouez un rôle d'interface active avec la Direction des Marchés et les prestataires, en assurant le suivi des tableaux de bord
Être un interlocuteur transversal de l'activité de développement
- Vous assurez la gestion des assurances Dommage-Ouvrage : souscriptions, mises en paiement et relation unique avec le courtier, en lien avec la Direction Juridique.
Profil recherché:
- Bac +2 avec une première expérience (6 mois minimum) sur un poste similaire
- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Connaissance de la maîtrise d'ouvrage / maîtrise d'œuvre et des marchés publics
- Esprit proactif, sens de l'anticipation et goût pour les environnements complexes
- Capacités d'analyse et d'adaptation
- Excellente communication orale et écrite
- Vision globale et transversale des projets
- Organisation, rigueur et fiabilité
- Goût du travail en équipe et sens du service
- Respect des engagements et orientation « client interne »
