ASSISTANT DE GESTION (H/F)

1. Passation des commandes de missions techniques

Réception et traitement des devis validés par la Direction Technique ou Programmes.

Recueil et vérification des pièces administratives (KBIS, assurances.) et réalisation du KYC fournisseur.

Création fournisseur (si nouveau) et saisie de l'engagement dans l'outil PPM.

Rédaction et édition de la lettre de commande ou du contrat (délais, livrables, conditions d'exécution).

Validation interne et mise en signature via Docusign.

Archivage des documents et constitution des dossiers administratifs.

2. Suivi des dossiers entreprises / marchés de travaux

Réception des rapports de dévolution et comptes-rendus des commissions.

Vérification de la conformité légale (note INFO LEGALE ≥ 10/20, documents ATTESTATION LEGALE).

Rédaction des Actes d'Engagement par lot et suivi des signatures.

Transmission des lettres d'engagement selon les seuils du CCAP.

Contrôle de la complétude des dossiers de sous-traitance (URSSAF, cautions, assurances, etc.)

3. Suivi des missions en phase chantier

Saisie des TMA, TS et TIE dans les outils de gestion budgétaire.

Réception, vérification et enregistrement des factures fournisseurs.

Suivi des demandes d'agrément : validité des cautions, assurances, retenues de garanties.

Préparation des DGD (Décomptes Généraux Définitifs).

Suivi du circuit d'approbation des factures et résolution des blocages.

Organisation et archivage réglementaire des pièces liées aux factures.

Constitution du dossier courtier assurance (attestations, PV de réception, levée de réserve, etc.).

Outils utilisés : PPM, Docusign, BOX, outils de gestion budgétaire interne, INFO LEGALE, ATTESTATION LEGALE.