Assistant de Gestion Administrative - Mairie de Tarbes H/F

La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion administrative, à l'Administration de direction / Secrétariat du Maire et des élus, catégorie C, filière administrative, à temps complet.

Sous l'autorité de la Responsable du service mutualisé, l'Assistant de gestion administrative aura les missions principales suivantes :

• Assurer l'accueil et le secrétariat du service : Accueil téléphonique du service et gestion des mails.
• Préparation des agendas et incrémentation de l'app « agenda des élus ».
• Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions pour suivi.
• Aide à la création de documents.
• Archivage du service.
• Gestion du courrier Therefore, frappe de courriers.
• Gestion des ressources (réservation salles, véhicules...).

Suivre et gérer les productions des services :

• Enregistrement, traitement et suivi des notes / rapports / virements de crédits.
• Tenue à jour du tableau de suivi.
• Contrôle du respect des procédures.
• Contribution à la mise à jour de l'intranet.

Assurer la gestion des fournitures.

Ponctuellement, renforcer le service en cas d'absence ou de surcroit d'activité et participer à des évènements d'intérêt général.

Conditions du poste

Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées.

Catégorie C, filière administrative.

Cadre d'emploi : Adjoint administratif.

NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d'horaires.

Rémunération afférente au cadre d'emploi + régime indemnitaire + prime de fin d'année et avantages sociaux.

Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.

Compétences requises

• Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte.
• Maitrise de la grammaire et l'orthographe.
• Maitrise des outils de bureautiques.
• Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro).
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et de ses compétences.
• Connaissance des procédures administratives.
• Savoir tenir un standard téléphonique.
• Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas.
• Respecter les délais.
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
• Établir des tableaux de suivi des activités.
• Savoir renseigner un interlocuteur et le réorienter si nécessaire.
• S'exprimer avec aisance.
• Savoir travailler en équipe.
• Compétences rédactionnelles.
• Autonomie esprit d'initiative.
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie.
• Discrétion, être digne de confiance.
• Rigueur, organisation, gestion des priorités.
• Sens de l'anticipation, réactivité.
• Faire preuve de bon sens.
• Rapidité d'adaptation.
• Sens du service public.