Assistant de gestion administrative, comptable et budgétaire H/F

Sous l’autorité du responsable du secteur finances, marchés publics et contrôle de gestion, et, au sein d’une équipe de 5 personnes, l’agent de gestion administrative, comptable et budgétaire a pour mission la centralisation du traitement comptable des dépenses et des recettes courantes, la participation à la préparation budgétaire et son suivi, la reconstitution des régies d’avance et de recettes. Il veille au respect des délais globaux de paiement. Il assure la relation avec les fournisseurs et les services utilisateurs. Il travaille en lien étroit avec les autres agents du secteur.

Gestion administrative et contrôle des procédures comptables (dépenses)

• Garant de la bonne exécution et rationalisation des dépenses
• Gestion du courrier arrivé (format papier et dématérialisé)
• Distribution et numérisation des bons de commande
• Support aux services pour la navigation dans le logiciel métier
• Aide à la préparation des engagements – Saisie et Suivi des engagements
• Vérification des factures et autres pièces justificatives
• Liquidation et mandatement des factures
• Préparation et envoi des documents à la Perception
• Traitement de la paie
• Régularisation des régies d’avances

Gestion administrative et contrôle des procédures comptables (recettes)

• Garant de la bonne exécution des recettes
• Finalisation de la facturation en Structures d’Accueil du Jeune Enfant, en résidences autonomie, (gérées directement par les directions Petite Enfance/Solidarités Bien Vieillir avec des logiciels spécifiques)
• Facturation des repas en foyer-restaurant non pris en charge dans le cadre de la régie de recettes
• Régularisation mensuelle des régies de recettes et du P503
• Facturation des différentes sources de recettes

Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire

• Aide à la préparation budgétaire
• Saisie des budgets (budget primitif, budget supplémentaire, budgets annexes)
• Édition des budgets et comptes administratifs
• Suivi des crédits disponibles
• Vérification de la conformité des achats avec les marchés publics

Mise à jour du logiciel informatique

• Traitement informatique des dossiers, actualisation des bases de données (fichiers de tiers-)
• Information sur l’utilisation du logiciel informatique

Gestion des relations avec les agents, les fournisseurs

• Information des responsables de services ou les fournisseurs
• Accompagnement du personnel sur les procédures comptables

Immobilisations

• Suivi de l’état de l’actif et de l’inventaire du matériel

Elaboration, suivi et contrôle de documents administratifs et financiers

• actes administratifs
• rapports
• notes
• tableaux de bord financiers
• plans de financement
• bilans financiers
• statistiques et justificatifs