Assistant de Formation H/F

Constructys recrute au sein de la Direction de Grand-Est un(une) Assistant(e) de formation en CDD pour une durée de 6 mois, basé à Nancy. Rattaché(e) au Responsable Production de la Direction Régionale, l'Assistant(e) Formation assure l'information, l'accompagnement et le conseil de 1ᵉʳ niveau auprès des adhérents et de leurs salariés sur le portefeuille qui lui est confié. Il(elle) accompagne les Conseillers(ères) Formation dans leurs différentes missions et participe à la détection d'opportunités.

Responsabilités

• Assurer le traitement des dossiers et des factures des dispositifs de formation en respectant les délais et les procédures de l'OPCO.
• Apporter un premier niveau d'information, d'accompagnement et de conseil, d'un ou plusieurs portefeuilles, en collaboration avec le/la Conseiller(ère) Formation concerné(e).
• Répondre aux demandes entrantes des adhérents, les traiter et les instruire en recevant les appels et les mails.
• Être l'interlocuteur(trice) unique de gestion de certains clients.
• Détecter les opportunités et remonter les nouveaux besoins des adhérents auprès du/de la Conseiller(ère) Formation ou du/de la Chargé(e) de Formation.
• Apporter un soutien au(à la) Conseiller(ère) Formation ou au(à la) chargé(e) de formation dans ses missions (planification des visites, inscriptions à un webinaire, actions de communication auprès des entreprises).
• Qualifier et renseigner l'outil interne de suivi de la relation adhérents (CRM) pour tracer ses actions.
• Intervenir sur l'ensemble des dispositifs de formation (apprentissage, PDC, fonds extérieurs, etc.) à l'échelon régional.
• Assurer le traitement administratif et financier des dossiers de formation.
• Traiter les demandes de financements des dossiers de formation, les instruire et les engager y compris ceux de l'apprentissage.
• Instruire et mettre en paiement les demandes de remboursement et factures de dossiers de formation (contrôle de cohérence, génération de factures, etc.) pour tous les dispositifs hors apprentissage.
• Assurer la mise en conformité des dossiers.
• Respecter les délais d'instruction et de paiement.
• Appliquer les process, procédures et modes opératoires des activités de production.
• Respecter les règles et critères de prise en charge de Constructys et des co-financeurs.
• Être en contact avec les entreprises et les prestataires concernant des questions administratives (relances de dossiers, sollicitation de pièces complémentaires) : mails ou appels sortants ou entrants.
• Contribuer au déploiement des outils et à la digitalisation des activités de production.
• Contribuer à l'amélioration continue des outils métiers.
• Se tenir à jour de l'évolution des procédures et modalités de financement.