Assistant de formation F/H

Assistant de formation F/H – Réf. – Université de Bordeaux – 35 avenue Abadie, Bordeaux, France. CDD d'un an (12 mois).

Missions

• Gestion administrative complète des formations, de l'inscription des étudiants à la délivrance du diplôme.
• Planification des calendriers pédagogiques, organisation des examens, accompagnement des candidats.
• Utilisation des logiciels métiers propres à l'établissement.
• Gestion d'un portefeuille de formations et interlocuteur privilégié des étudiants, enseignants et responsables pédagogiques.
• Missions complémentaires : soutien logistique aux activités pédagogiques, information des usagers, accompagnement des prospects, valorisation de l'offre de formation.

Activités principales

• Gestion matérielle et administrative d’un parcours de formation
• Saisie et suivi des plannings d’enseignement, organisation des soutenances, suivi de l’émargement
• Recensement des besoins liés aux enseignements et aux examens
• Gestion des campagnes d’admission
• Accompagnement des candidats, des prospects dans leurs démarches de reconversion
• Suivi des dossiers de validation des acquis, jurys de délibération, publication des résultats
• Envoi et traitement des questionnaires de satisfaction, calculs des taux d’admission et de satisfaction
• Suivi administratif des contrats d’apprentissage
• Gestion administrative et financière via l’outil dédié
• Gestion administrative et financière des avenants et des ruptures de contrat
• Participation aux mécanismes de facturation (en lien avec le service financier)
• Mission transverse : vérification de la conformité des maquettes pédagogiques, contrôle de la réalisation des heures prévues
• Contribution à l’archivage et à la structuration documentaire sur le réseau
• Participation à la préparation des audits qualité, contribution à des groupes de travail internes
• Participation à des salons, à des évènements pédagogiques

Profil recherché

Titulaire d'un diplôme de niveau 4 (Baccalauréat) et idéalement d'un BTS, avec expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, dans le secteur public ou privé.

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques de communication et d’expression écrite
• Bonne utilisation des outils bureautiques
• Capacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord et outils de suivi

Compétences comportementales

• Autonomie et sens de l’organisation
• Rigueur et fiabilité
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement mutualisé
• Réactivité et polyvalence
• Intérêt pour les outils numériques
• Écoute au service à l'usager et gestion des sollicitations

Qualités personnelles

• Dynamique
• Autonome
• Sense des initiatives tout en respectant le cadre réglementaire
• Appétence pour l’accompagnement pédagogique
• Polyvalent(e) et rigoureux(se)
• Aime la relation à l'usager et sait répondre aux sollicitations

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 4 Baccalauréat

Conditions et avantages

• Salaire mensuel brut : entre 2 000 € et 2 135 € (selon profil et expérience)
• Nombre de congés annuels : jusqu’à 50 jours (au prorata de la date d’arrivée)
• Télétravail possible selon l’organisation du service
• Participation à la protection sociale complémentaire et à des dispositifs d’action sociale
• 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble du personnel