Assistant de directions Juridique et Ethique (H/F)

Contexte

Rejoignez SYSTRA SA en tant qu’assistant des directions Juridique et Ethique.

Missions/Responsabilités

En tant qu’Assistant des directions Juridique et Ethique, vos principales missions seront les suivantes :

• Assister les équipes (env. 20 personnes) dans la gestion quotidienne de leurs activités.
• Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les dossiers nécessaires.
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents juridiques et administratifs, courriers, tableaux et outils de suivi.
• Assurer le suivi des dossiers juridiques et veiller au respect des échéances.
• Coordonner la communication entre les différents services et partenaires externes.
• Gestion des courriers/mails : mise en forme et traitement (envoi, suivi), notamment liés aux contentieux.
• Organiser et classer les dossiers et archives (classement des dossiers papiers et électroniques, gestion des originaux)
• Participer à la préparation des conseils d'administration et autres réunions importantes.
• Préparation et support au pilotage du budget de la direction
• Suivi de processus d’achat et de validation (bons de commandes, saisi des factures, suivi des paiements)
• Gestion des abonnements (commandes / renouvellement / archivage)
• Support au département « Corporate » pour les opérations relatives à la vie des sociétés : convocations, légalisations / apostilles / traductions / documents administratifs relatifs aux actionnaires, aux mandataires sociaux.

Ces missions peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise ou des services.

Profil/Compétences

Titulaire d’un diplôme en secrétariat, assistanat de direction ou domaine similaire, une e xpérience préalable en cabinet d'avocats ou au sein d'une Direction juridique est requise

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral). L’Espagnol serait un plus.
• La maîtrise du vocabulaire juridique est essentielle pour réussir à ce poste.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise des outils de digitalisation, applications classiques et bases de données.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Sens de l’anticipation de l’organisation et gestion des priorités
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles, esprit d’équipe
• Capacité à évoluer dans un environnement international.

SYSTRA est une entreprise handi-accueillante, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.