Assistant de Direction H/F - EC19928

Au sein de la Direction Transitions Écologiques, Énergétiques, Habitat/Logement et placé sous l'autorité de la Directrice, l'Assistant de direction apporte un appui opérationnel et organisationnel à la Directrice et agents de la direction. Il joue un rôle clé dans la coordination des activités de la direction, en facilitant la communication interne et externe, en assurant le bon déroulement des process administratifs et en participant au suivi de projets transverses.

Missions principales :

1) Agenda et organisation : Gestion de l'agenda de la Directrice - Organisation et préparation de réunions (dossiers, convocations, comptes-rendus-) - Accueil téléphonique et physique - Référent Gestion du Temps de Travail de la Direction
2) Secrétariat avancé et communication : Gestion de la correspondance (courriers, mails, téléphone) - Assurer le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes - Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail
3) Suivi administratif et gestion administrative de dossiers de la Direction
4) Préparation des Conseils Communautaires et des commissions : Assurer la coordination logistique et administrative des Conseils Communautaires et des commissions thématiques (habitat, transitions écologiques, GEMAPI etc.) - Participer à la mise en forme des rapports et des projets de délibération - Classement et archivage des documents post-séance et transmission aux services pour mise en œuvre - Mise à jour des outils de suivi des Conseils Communautaires et des décisions (tableaux de bord-) 5) Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : Suivi des engagements et des paiements (enregistrement et vérification pour paiement des factures) - Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses - Contribuer à l'élaboration des documents budgétaires - Gestion administrative et coordination des documents nécessaires à la préparation du budget (collecte, mise en forme, classement) - Suivi des échéances budgétaires et relance des services concernés pour respecter les délais
6) Appui à la gestion des subventions en matière de recettes (financement des projets/actions de la collectivité) et en dépenses (aides allouées par la collectivité : aides à l'habitat)
7) Appui aux services sur le volet commande publique : soutien aux équipes pour lancement de procédures – Suivi des marchés – Vérification factures

BAC/BAC +2 Secrétariat, gestion, comptabilité, droit public - Connaissance des institutions locales - Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales, des finances locales et de la commande publique - Compétences organisationnelles et administratives avérées - Maîtrise des outils bureautiques - Parfaite maîtrise des règles de grammaire et orthographe - Capacités à rédiger et mettre en forme divers documents - Rigueur et méthode : respect des procédures et des échéances - Sens du service public : Engagement pour l'intérêt général et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire - Discrétion et confidentialité : respect des règles de déontologie et de la confidentialité des informations sensibles - Esprit d'initiative : proposition d'améliorations organisationnelles ou administratives - Savoir interagir avec les élus locaux, les services de l'État, les partenaires institutionnels et les citoyens

Conditions de travail :
Poste à temps complet à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – 37 h 30 hebdomadaires - 15 jours de RTT – Télétravail (6 mois après la prise de fonctions) - CET - Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage

• Restauration collective/titres restaurant
• Compte-Epargne Temps
• Chèques vacances/loisirs
• Avancement de carrière/promotion
• Abonnement CNAS ou FNAS
• Abonnement COS ou CAS
• Régime indemnitaire
• ARTT
• Autorisations spéciales d'absence
• RIFSEEP
• CIA
• Gratification pour les médailles du travail

Située en plein cœur de la France, aux portes de la Région Auvergne-Rhône-Alpes (2ème région française), Montluçon, ville la plus importante de l'Allier en nombre d'habitants, est le centre d'une agglomération de 21 communes au sein d'un bassin de vie de habitants. La Ville, avec sa cité médiévale dominée par le château des Ducs de Bourbon (berceau de la famille royale), est située sur l'axe autoroutier Paris-Montpellier ; Montluçon est proche de la capitale régionale Clermont-Ferrand.
Depuis une quinzaine d'années, Montluçon poursuit son évolution urbaine et économique ayant pour objectif de renforcer son territoire : attractivité économique et commerciale, aménagements et rénovations urbains, création d'équipements et structures de loisirs et de services. Montluçon est une ville offrant un large panel d'activités sportives : golf, bowling, centre équestre…, culturelles : Théâtre, Conservatoire à rayonnement départemental, MuPop…, et festives. Elle se distingue aussi par la richesse de son tissu associatif regroupant plus de 300 associations.