Assistant de Direction - Gestionnaire administratif des régies (H/F)

Assistant de Direction - Gestionnaire administratif des régies (f/h)

Type du poste: Contrat à Durée Indéterminée

Responsabilités

Assistance à la Direction des Finances et de la Mission Subventions

• Assure l'appui administratif et organisationnel : accueil téléphonique, organisation logistique (réunions, prises de rendez‑vous, conférences budgétaires), rédaction de courriers, notes et comptes‑rendus, gestion commandes et stock mini de fournitures
• Réalisation des supports PPT pour réunions internes et externes (BM, CM, Directeurs, Elus) de la Direction
• Soutien pour l’élaboration des États récapitulatifs de dépenses justifiant les recettes de subvention

Gestion administrative des régies de recettes et d’avances

• Suivi administratif des régies (liste, seuils, régisseurs, dates, numéros arrêtés)
• Préparation et mise à jour des actes (création, modification, suppression de régies)
• Suivi des arrêtés de nomination des régisseurs, suppléants et mandataires
• Contrôle des pièces justificatives transmises par les régisseurs
• Interface avec le Service Juridique pour contrôle préalable puis numérotation et envoi au contrôle de légalité
• Interface avec le Service de Gestion Comptable (SGC) pour visa de la conformité réglementaire puis retour
• Interface avec DGS et Cabinet du Maire pour signature du Maire
• Récupération de leurs signatures et diffusion aux régisseurs, DRH et SGC
• Gestion du classement et archivage dématérialisé

Sécurisation des procédures

• Mise à jour des fiches de procédures du progiciel comptable
• Application des procédures internes
• Amélioration des outils de suivi des régies

Profil recherché

Soutien aux collègues du service dans certaines périodes (absences, clôture d’exercice, …) et toute tâche en lien avec le grade et la Direction.

• Expérience en assistanat de direction souhaitée
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, PowerPoint
• Connaissance des régies publiques (recettes, avances)
• Notions en comptabilité publique M57 appréciées