Assistant de direction F/H (réf. 2025-1271) (H/F)

Fonctions : Assistant-e de Direction
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 3 ans).

Mission : Au sein de la direction de la recherche et de l'innovation (DR&I), l'assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure :

* Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité
* Assurer l'assistance technique, logistique et administrative de la direction
* Contribuer aux activités de coordination et de communication
* Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure

Activités principales :

* Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques
* Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
* Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications.
* Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses
* Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais.
* Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, ...
* Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

* Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe
* Assurer l'interface avec les autres services administratifs
* Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes ...
* Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences
* Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité :

* Sifac
* Smartdata

Encadrement : NON
Connaissances transversales requises :

* Bonne connaissance des techniques de secrétariat
* Utilisation des techniques de classement et d'archivage
* Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
* Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus

Savoir-faire :

* Savoir trier et classer les informations
* Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes
* Capacité à proposer des améliorations des procédures
* Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)
* Informer et rendre compte à sa hiérarchie
* Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
* Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

* Autonomie, méthode et rigueur
* Sens de l'organisation et de la coordination
* Aptitude à travailler en équipe
* Disponibilité, discrétion et confidentialité
* Sens du contact et des relations humaines
* Polyvalence et capacité d'adaptation