Assistant de direction - Direction Générale des Services Techniques h/f
Rattaché(e) à la Direction Générale des Services Techniques, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la direction et contribuez activement à la coordination des activités administratives.
Vos missions
Assistanat de Direction Générale :
Véritable pilier de l’organisation, vous assurez un appui stratégique et opérationnel à la Direction Générale des Services :
Gestion et coordination des agendas
Tenir et optimiser l’agenda de la Direction Générale des Services
Assurer la coordination avec l’assistant(e) du Maire
Suivre les représentations de la Ville par l’administration en lien avec le Comité de Direction
Assurer le suivi des astreintes de la Direction Générale
Suivre l’activité du SIVOM Stains/Pierrefitte- Préparation des réunions et dossiers stratégiques
Anticipation et préparation des dossiers
Préparer en amont les dossiers et réunions de la Direction Générale
Valider les informations clés (dates, lieux, modalités d’accès, transports)
Confirmer les ordres du jour et les participants
Collecter les documents nécessaires auprès des organisateurs
Mettre à disposition des dossiers complets dans des délais optimisés (48h ouvrées)
Organisation logistique et matérielle
Réserver les salles et organiser les conditions d’accueil
Veiller à la qualité des installations (matériel, supports, accueil café-)
Confirmer la participation et gérer les aspects protocolaires (chevalets, listes-)
Vérifier la conformité et le bon fonctionnement des supports techniques
Assurer le suivi de la production des comptes rendus- Suivi administratif et traçabilité
Assurer le suivi rigoureux des dossiers et courriers signalés
Garantir la traçabilité des réponses apportées par les services
Suivre la représentation de la Ville dans les instances et événements stratégiques
Mobiliser les assistant(e)s de direction de la collectivité pour garantir la continuité et l’efficacité du service- Coordination du SIVOM Stains/Pierrefitte