Assistant de direction communication et évènementiel (H/F)

Ville sous-préfecture de l'Aisne, 4ème commune du département avec plus de 15 000 habitants (en constante progression), la ville de Château-Thierry est très dynamique et idéalement située à 1h de Paris (50 minutes en train), et 45 mn de Marne la Vallée et de Reims par l'autoroute A4.

Forte d'une activité économique soutenue, liée à la présence d'entreprises nationales, familiales et viticoles, la ville constitue un bassin d'emploi majeur du territoire.

Assistant de direction communication et évènementiel (H/F)

Sous l'autorité de la directrice de la communication et de l'événementiel, l'assistant de direction a pour mission d'assurer la coordination de la direction communication et évènementiel, assure l'accueil téléphonique et physique de la direction, organise l'agenda et le classement et archivage des dossiers, suit l'exécution budgétaire, gère les relations de la direction avec ses interlocuteurs internes et externes et participe à l'animation des supports de communication.

* Coordination administrative et organisationnelle

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction et gérer les boîtes mail du service
• Organiser et tenir à jour l'agenda, les plannings et les outils de suivi de la direction
• Assurer le suivi administratif des dossiers, des échéances, du classement et de l'archivage
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, dossiers et comptes rendus
• Assurer le suivi des plannings RH de la direction
• Faciliter la circulation de l'information entre la direction, les services municipaux, les élus et les partenaires

* Gestion administrative et suivi budgétaire

• Recueillir les besoins, solliciter les devis et assurer les relations administratives avec les prestataires et fournisseurs.
• Participer à la préparation et au suivi du budget de la direction.
• Assurer le suivi des commandes, engagements, prestations et factures.
• Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire et alerter la direction sur les éventuelles difficultés ou échéances.

* Appui aux actions de communication

• Participer à la mise en œuvre des actions de communication et à l'alimentation des différents supports : site internet, réseaux sociaux, newsletter, supports internes, etc.
• Participer à la préparation et à la relecture des contenus et supports de communication.
• Contribuer à la réalisation du magazine municipal, notamment par la collecte et le suivi des informations auprès des services et associations.
• Assurer la mise à jour de l'agenda des manifestations et contribuer à la collecte et à l'archivage des contenus produits lors des événements.

* Appui à l'organisation des événements

• Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi logistique des manifestations municipales
• Recenser les besoins et assurer le suivi des prestataires, des prestations et des échéances
• Élaborer et suivre les plannings, rétroplannings et outils de suivi des événements
• Coordonner les demandes auprès des services municipaux concernés et participer à l'organisation des cérémonies et manifestations protocolaires
• Préparer et diffuser les invitations, tenir à jour les fichiers d'invités et assurer le suivi des réponses
• Participer à l'accueil des participants et apporter un appui opérationnel à la direction lors des manifestations

* Coordination et relations avec les interlocuteurs

• Assurer l'interface entre la direction, les services municipaux, les élus, les associations, les partenaires et les prestataires
• Assurer les relances nécessaires au bon avancement des dossiers et au respect des échéances
• Veiller à la fiabilité et à la bonne transmission des informations
• Alerter la direction sur les difficultés, retards ou situations nécessitant un arbitrage