Assistant de direction bilingue (F/H)

Votre mission principale à 80% : Gestion des agendas & accueil - Assistanat pour 8 membres de l'équipe d'investissement.

Sous la responsabilité de l'office manager, vous travaillerez en binôme avec une autre assistant(e) de direction à compter du mois de Janvier .

Organiser et planifier de nombreuses réunions internes et externes, souvent complexes, urgentes et impliquant plusieurs fuseaux horaires, en utilisant l'outil Outlook.

Suivre en permanence des agendas chargés et en constante évolution, sans se laisser déstabiliser par les demandes de dernière minute, en gérant de manière proactive les éventuels conflits d'horaires afin d'assurer une coordination fluide.

Collaborer avec notre partenaire voyage pour organiser des déplacements complexes pour l'équipe et les conseillers de la société.

Être à l'aise pour travailler avec des dirigeants de haut niveau afin de planifier de nombreuses réunions de conseil d'administration.

Organiser des conférences téléphoniques, des réunions en présentiel et des événements d'équipe.

Assurer l'accueil téléphonique (standard, faible volume d'appel)

Assurer l'accueil physique de visiteurs locaux & internationaux

Rassembler et distribuer de manière proactive les documents en amont des réunions.

Réserver des déjeuners et dîners à l'extérieur en veillant au respect des standards professionnels requis.

Veiller à ce que les contacts des équipes de transaction soient enregistrés rapidement et avec précision dans notre outil DNA.

Accueil téléphonique & physique

Décrocher les appels et transmettre les informations importantes/filtrer les appels téléphoniques

Accueillir une clientèle française ou internationale

Assurer la lecture du courrier et des e-mails et les classer par ordre de priorité

Dispatcher le courrier du jour

Travailler en coordination étroite avec les autres assistant(e), et sous l'autorité de l'Office Manager

Gestion des notes de frais

Les notes de frais doivent être complétées via le système de gestion des dépenses Concur

Soumission régulière au service financier, de manière ponctuelle et efficace

Traiter les demandes relatives aux comptes/dépenses le cas échéant, ou les orienter vers la ou les personnes compétentes si nécessaire

Support d'équipe

Assurer le remplacement des autres assistant(e) de direction en cas d'absence.

Prendre en charge les membres supplémentaires des équipes de transaction lorsque des collègues sont absents du bureau.