Assistant de Direction au CHLG (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Le CHLG recherche un assistant de direction (H/F) pour un CDD de 3 mois renouvelable.
MISSIONS PRINCIPALES
Assister la direction au quotidien et dans la gestion de projets et dossiers spécifiques
Assurer la fonction d'interface des directeurs et responsables de service avec pour principales missions :
· accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
· gestion de l'agenda et des priorités
· gestion des flux de documents entrant et sortant et traitement, organisation et partage d'informations
· suivi des dossiers de la direction et des instances, dont la rédaction et le suivi des compte-rendu
· rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales ou de dossiers,
· mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées
· organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate et de l'archivage
· préparation et organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Gérer la communication interne et externe en lien avec la direction déléguée :
· recueil, vérification et sélection des informations actualisées relatives à la vie de l'établissement pour les diffuser en interne ou en externe tout en mesurant la pertinence de chaque outil selon le cas
· conception et réalisation d'outils de communication
· gestion du site internet

PROFIL RECHERCHÉ :

PRÉ- REQUIS INDISPENSABLES pour EXERCER les MISSIONS
• Formation supérieure en secrétariat
• Expérience souhaitée dans la fonction publique, notamment en secrétariat de direction
COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs :
· Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Canva
· Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
· Connaissance de l'environnement sanitaire et médico-social
· Connaissances de la fonction publique hospitalière et du droit hospitalier
· Curiosité intellectuelle
Savoir-faire :
· Maitrise orale et écrite de la langue française
· Capacité à évaluer l'urgence d'une demande et à gérer les priorités
· Gestion des situations délicates
· Reporting
Savoir-être
· Rigueur, autonomie
· Sens de l'organisation
· Diplomatie
· Sens du relationnel et du travail en équipe
· Force de proposition, dynamisme et créativité
· Disponibilité
· Discrétion et réserve