Assistant de direction/Assistante de direction

Vous recherchez une nouvelle opportunité professionnelle au sein d'une entreprise en pleine croissance ?

Rejoindre ERTEM International, c’est intégrer une structure à taille humaine où la polyvalence, l’autonomie et l’esprit d’initiative sont valorisés. Vous occuperez un rôle central dans la vie de l’entreprise, en interaction permanente avec la Direction, les équipes opérationnelles et nos partenaires externes.

Pour postuler, il vous suffit de lire la description de poste suivante et de vous assurer de joindre les documents pertinents.

N'hésitez pas à postuler !

MISSIONS :

Communication et support à la Direction

• Assurer l’accueil et la coordination administrative : accueil physique et téléphonique, gestion des courriers et courriels, circulation des informations entre la direction, les équipes et les partenaires externes, ainsi que préparation et suivi des documents administratifs.
• Organiser et assurer le suivi des activités de l’entreprise : gestion des agendas, réunions, visites et déplacements des équipes, gestion des accès au site, et suivi des certifications, qualifications, habilitations et agréments de l’entreprise et des collaborateurs.
• Assurer le suivi administratif et la mise à jour des dossiers : classement et archivage des documents, suivi des échéances et renouvellements, et coordination des démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise

Gestion des ressources matérielles et des moyens généraux

• Gérer les moyens matériels, informatiques et les achats : assurer le suivi du parc informatique et téléphonique, veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement des équipements, et organiser les achats ainsi que le réapprovisionnement des fournitures de bureau.
• Piloter les contrats et la relation fournisseurs : assurer le suivi des contrats, de leurs échéances, renouvellements et renégociations, gérer la relation fournisseurs et identifier les leviers d’amélioration et d’optimisation des coûts.

Gestion de la flotte automobile et des assurances

• Gérer la flotte automobile et les assurances : assurer le suivi administratif, contractuel et opérationnel des véhicules (location, entretien, maintenance, renouvellement), ainsi que le suivi des contrats d’assurance, des sinistres et des échéances associées.
• Optimiser les contrats et les coûts : veiller à l’adéquation des contrats et des couvertures aux besoins et aux risques de l’entreprise, et être force de proposition pour optimiser les prestations et les coûts associés.

Reporting et pilotage d’activité

• Accompagner la Direction sur des projets transverses contribuant au développement et à la structuration de l'entreprise.
• Assurer le suivi et le contrôle du pointage des heures des collaborateurs et produire les indicateurs afférents
• Identifier des axes d’amélioration et contribuer à l’optimisation des processus administratifs et organisationnels de l’entreprise.
• Organiser et coordonner les évènements internes de l’entreprise
• Piloter l’organisation du séminaire de fin d’année : logistique, prestataires, budgets et coordination des participants
• Support transversal aux fonctions administratives et apporter un soutien ponctuel aux différents services administratifs

LE PROFIL RECHERCHE :

Nous recherchons des collaborateurs capables d’allier rigueur, sens de l’organisation et qualité de service afin d’accompagner le développement de l’entreprise et de participer activement à son bon fonctionnement. Au-delà des missions administratives, nous accordons une grande importance à la capacité de chacun à proposer des améliorations, à prendre des responsabilités et à contribuer à une dynamique collective fondée sur la confiance et la coopération.

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes doté(e) de solides compétences rédactionnelles.
• Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques notamment l’ensemble du Pack Office. Savoir utiliser le logiciel Everwin GX est un atout.
• Vous êtes capable de piloter simultanément plusieurs sujets, d'anticiper les besoins et de hiérarchiser les priorités afin de garantir la fluidité des opérations et l'efficacité de l'organisation.
• Doté(e) d'un véritable esprit d'analyse, vous êtes capable d'identifier les enjeux, d'anticiper les besoins et de proposer des solutions pragmatiques contribuant à l'amélioration continue de l'organisation.

ENTREPRISE & AVANTAGES :

ERTEM International est un bureau d’études techniques français et indépendant créé en 1970, spécialisé dans les fluides du bâtiment. Nous accompagnons des maîtres d’ouvrage publics (25%) et privés (75%) sur des projets de construction et de réhabilitation à forts enjeux techniques, depuis les phases de conception jusqu’à la réalisation.

Notre ambition est de porter une ingénierie intelligente et exigeante. Pour y parvenir, nous nous appuyons sur des équipes engagées, tant sur les fonctions techniques que sur les fonctions administratives, convaincus que la performance de l’entreprise repose avant tout sur la qualité de son organisation et de ses collaborateurs.

Le poste est proposé en CDI.

Les collaborateurs bénéficient d’un ensemble d’avantages complets, incluant notamment les tickets restaurants, les RTT, la prise en charge partielle des transports (50%), une prime vacances, des avantages sociaux accessibles via l'adhésion à l'APAS-BTP ainsi qu’une prise en charge partielle de la mutuelle PRO BTP, et un plan d’épargne entreprise avantageux.

La rémunération pour ce poste a été pensée autour de 27 000 à 35 000€ annuel brut. xuezdbg Pour affinement, elle fera l’objet d’une étude casuistique dépendante du profil et de l’expérience du candidat.