Assistant de Direction
Descriptif du poste
Envoyez votre candidature après avoir lu les exigences en matière de compétences et de qualifications pour ce poste.
1. Contexte
L’Assistant(e) : direction / gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau, veille à la gestion des agendas et à la coordination interne, et assiste directement la Head of Chairman Office.
L’assistant(e) de direction / gestion administrative et l’assistant(e) logistique / support événementiel travaillent en étroite collaboration afin d’assurer la continuité des missions du service, avec une capacité de relais mutuel en fonction des besoins.
2. Missions
Gestion administrative du bureau
- Traitements du courrier – réception, traitement, archivage, envoi
- Traitement des cadeaux reçus – réception, traitement, archivage, envoi
- Mettre à jour les bases de données administratives (contacts…)
- Assurer le suivi des factures, devis et bons de commande. Suivre l’évolution du budget et des dépenses.
- Préparer et organiser certains dossiers administratifs / recherches.
- Gérer et organiser les stocks du bureau (fournitures, nourriture, boissons, matériel) et le bon fonctionnement des outils informatiques et logistiques
- Rangement
Gestion des agendas et coordination interne
- Mettre à jour les agendas partagés (dates de matchs, d’événements, des anniversaires…)
- Organiser certaines réunions internes, petit-déjeuner/déjeuner (créneaux, préparation des documents…)
- Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations pratiques au sein du service.
- Envoi d’invitation pour les matchs, événements…
Assistance/Support à la head of Chairman Office
- Apporter un soutien administratif à la Cheffe de Cabinet (agenda, déplacement (voiture, train, avion, hôtel), prise de rendez-vous…)
- Préparer certains dossiers ou documents nécessaires à ses activités.
- Participer à la coordination de certains projets ou demandes internes. xuezdbg
- Notes de frais
3. Conditions de travail
- Environnement de travail dans un bureau partagé
- Posture assise avec déplacements fréquents dans nos locaux
- Usage quotidien d’un ordinateur (travail sur écran)
- Travail du lundi au vendredi
- Intégration et accompagnement dès l’arrivée
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Profil recherché :
1. Qui êtes-vous ?
Expérience :
- Formation en gestion, administration ou assistanat
- Première expérience en assistanat administratif ou gestion de bureau dans le secteur du luxe et/ou du sport
- Expérience dans un environnement de direction appréciée
Langue :
- Niveau d’anglais courant oral et écrit
Qualités requises :
- Excellente organisation et rigueur administrative
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Très bonne gestion des priorités
Déroulement des entretiens :
1er entretien avec notre Chef de Projet Opérationnel et notre Chargée de recrutement (sur site)
2eme entretien avec notre Head of Protocol and Office of Group Chairman (sur site)