Assistant de Copropriétés H/F H/F

Overview

Au sein de la Direction de la Copropriété, et sous la responsabilité de la Responsable d'équipe vous êtes un acteur clé de la relation client et le premier point de contact des copropriétaires. Véritable ambassadeur(drice) de Vilogia Copropriété, vous garantissez une expérience client de qualité en traitant leurs demandes avec professionnalisme, efficacité et sens du service.

Responsibilities

• Relation client & gestion des demandes
  • Accueillir et traiter les demandes des copropriétaires via tous les canaux : téléphone, mail, extranet, web, accueil physique
  • Identifier précisément les besoins grâce à un questionnement pertinent
  • Analyser les demandes, qualifier leur nature et évaluer leur niveau d'urgence
  • Apporter une réponse adaptée suivant la demande formulée
• Suivi et traitement opérationnel
  • Rédiger et suivre les ordres de service auprès des prestataires
  • Gérer les documents administratifs
  • Assurer le suivi des interventions (relances, validation, transmission des justificatifs)
  • Traiter les messages vocaux et les e-mails
  • Gérer la remise des accès (clés, badges)
• Coordination & support
  • Qualifier et transmettre les demandes aux services concernés avec les éléments nécessaires
  • Renseigner les prestataires et faciliter leurs interventions
  • Accueillir les copropriétaires à l'accueil physique
  • Réaliser un reporting régulier auprès des gestionnaires de copropriété
  • Assurer la continuité d'activité en cas d'absence (missions techniques et administratives)