Assistant de copropriétés (H/F)

Au poste d'assistant(e) de copropriétés, vous êtes rattaché(e) au responsable d’activité et vous assistez le gestionnaire, tous deux experts en copropriété, sur la gestion d’un portefeuille d’environ 40 immeubles résidentiels situés en Ile de France.

Gestion administrative

• Accueillir la clientèle et les fournisseurs.
• Répondre aux demandes (écrites et téléphoniques) des parties prenantes en concertation avec le gestionnaire.
• Organiser les assemblées générales et les réunions des conseils syndicaux.
• Diffuser les procès-verbaux auprès des copropriétaires.
• Créer et mettre à jour les carnets d'entretien des immeubles.
• Préparer la validation des factures en les rapprochant des bons de commande.
• Assister le gestionnaire pour le suivi de la facturation.

Expertise métier

• Mandater les prestataires dans le cadre de la maintenance technique des immeubles.
• Assurer le suivi des interventions, les calendriers d’exécution en veillant à l'information et au respect des obligations des parties prenantes.
• Demander les devis à différents fournisseurs dans le cadre des appels d'offres.
• Transmettre les devis aux conseils syndicaux et/ou les mettre en attente des prochaines assemblées.
• Assurer le suivi des résolutions votées en assemblées générales.
• Déclarer, gérer et suivre les sinistres jusqu'à indemnisation.
• Suivre les garanties-constructeur.
• Mettre à jour le registre des copropriétés.